Permisos del módulo de Inventario

El módulo de Inventario de Odontozen utiliza un sistema de permisos granular que te permite controlar exactamente qué puede hacer cada usuario. Esta guía te explica todos los permisos disponibles y cómo configurarlos.

¿Por qué son importantes los permisos?

Los permisos del módulo de Inventario te permiten:

Controlar el acceso: Decide quién puede ver y modificar el inventario
Proteger información sensible: Limita acceso a datos de costos y proveedores
Prevenir errores: Evita modificaciones accidentales por usuarios no capacitados
Auditoría: Identifica quién realizó qué cambios
Separación de responsabilidades: Asigna funciones específicas a cada rol

Permisos disponibles

El módulo de Inventario tiene cuatro permisos principales:

Ver Inventario

Qué permite:

Ver la lista de productos en inventario
Ver cantidades disponibles
Ver precios promedio
Ver historial de movimientos
Ver detalles de entradas y salidas
Acceder a la sección de Movimientos

Qué NO permite:

Agregar productos al inventario
Sacar productos
Editar información de productos
Eliminar productos o movimientos
Descargar reportes (en algunas configuraciones)

Quién debe tenerlo:

Todos los usuarios que necesiten consultar disponibilidad de productos
Personal administrativo
Dentistas que necesitan verificar stock
Asistentes dentales
Personal de recepción

Uso típico:

Verificar si hay suficiente stock de un producto
Consultar precio de productos
Revisar historial de movimientos sin poder modificar

Este es el permiso base. Sin este permiso, el usuario no puede acceder al módulo de Inventario.

Crear Inventario

Qué permite:

Todo lo de Ver Inventario, más:
Agregar nuevos productos al inventario
Registrar entradas de productos
Crear productos nuevos
Marcar opción “Insertar en gastos” al agregar

Qué NO permite:

Sacar productos del inventario
Editar productos existentes
Eliminar productos o movimientos

Quién debe tenerlo:

Encargado de compras
Administrador de clínica
Personal que recibe mercancía
Responsable de almacén

Uso típico:

Registrar entradas cuando llegan pedidos
Agregar facturas de compra al sistema
Mantener actualizado el stock al recibir productos

Combinación recomendada:

Ver Inventario + Crear Inventario: Para personal que solo debe registrar entradas

Editar Inventario

Qué permite:

Todo lo de Ver Inventario y Crear Inventario, más:
Sacar productos del inventario
Editar información de productos (nombre, marca, precio, etc.)
Editar movimientos (número de factura, notas)
Modificar stock mínimo
Ajustar precios promedio manualmente

Qué NO permite:

Eliminar productos permanentemente
Eliminar movimientos del historial

Quién debe tenerlo:

Administrador de inventario
Manager de clínica
Encargado de contabilidad
Supervisor de operaciones

Uso típico:

Registrar salidas de productos
Corregir errores en información de productos
Actualizar datos de proveedores
Agregar números de factura faltantes

Combinación recomendada:

Ver Inventario + Crear Inventario + Editar Inventario: Para responsables completos de inventario

Eliminar Inventario

Qué permite:

Todo lo de Ver Inventario, Crear Inventario y Editar Inventario, más:
Eliminar productos completamente
Eliminar movimientos del historial
Borrar registros permanentemente

Quién debe tenerlo:

Solo administradores de sistema
Propietarios de la clínica
Usuarios con máxima confianza

Uso típico:

Limpiar productos registrados por error
Eliminar duplicados
Corregir errores graves que requieren borrado
Mantenimiento de base de datos

Precaución:

Este permiso debe otorgarse con mucho cuidado
La eliminación es permanente y afecta el historial
Puede impactar reportes y conciliaciones

Recomendamos que muy pocos usuarios tengan este permiso.

Combinaciones de permisos por rol

Administrador / Propietario

Permisos recomendados:

✅ Ver Inventario
✅ Crear Inventario
✅ Editar Inventario
✅ Eliminar Inventario

Justificación: Acceso completo para gestión total del inventario

Responsabilidades:

Supervisar todo el inventario
Realizar ajustes necesarios
Limpiar errores del sistema
Configurar productos y categorías

Manager / Encargado de Inventario

Permisos recomendados:

✅ Ver Inventario
✅ Crear Inventario
✅ Editar Inventario
❌ Eliminar Inventario

Justificación: Puede gestionar el inventario pero no eliminar permanentemente

Responsabilidades:

Registrar entradas y salidas
Actualizar información de productos
Corregir errores menores
Generar reportes

Dentista / Odontólogo

Permisos recomendados:

✅ Ver Inventario
✅ Crear Inventario (opcional)
❌ Editar Inventario
❌ Eliminar Inventario

Justificación: Puede ver disponibilidad y opcionalmente registrar uso

Responsabilidades:

Verificar disponibilidad de materiales
Opcionalmente registrar consumo de productos
Consultar precios

Variante solo consulta:

Si prefieres que solo consulten sin registrar
Solo Ver Inventario

Asistente Dental

Permisos recomendados:

✅ Ver Inventario
✅ Crear Inventario (si registra consumo)
❌ Editar Inventario
❌ Eliminar Inventario

Justificación: Puede ver y registrar uso de productos en tratamientos

Responsabilidades:

Verificar disponibilidad antes de tratamientos
Registrar productos usados
Alertar sobre stock bajo

Recepcionista

Permisos recomendados:

✅ Ver Inventario
❌ Crear Inventario
❌ Editar Inventario
❌ Eliminar Inventario

Justificación: Solo necesita consultar disponibilidad para ventas o información

Responsabilidades:

Verificar si hay productos para venta
Informar a pacientes sobre disponibilidad
Consultar precios

Contador / Contabilidad

Permisos recomendados:

✅ Ver Inventario
❌ Crear Inventario
❌ Editar Inventario (o sí, para notas de factura)
❌ Eliminar Inventario

Justificación: Necesita ver movimientos para conciliación, opcionalmente editar facturas

Responsabilidades:

Revisar movimientos para contabilidad
Conciliar con facturas
Generar reportes financieros
Actualizar números de factura

Variante con edición:

Si necesita completar números de factura faltantes
Ver Inventario + Editar Inventario

Encargado de Compras

Permisos recomendados:

✅ Ver Inventario
✅ Crear Inventario
❌ Editar Inventario
❌ Eliminar Inventario

Justificación: Registra entradas pero no debe modificar o eliminar

Responsabilidades:

Registrar entradas de productos
Verificar stock para planificar compras
Revisar alertas de stock mínimo
Registrar facturas

Cómo configurar permisos

Para configurar permisos del módulo de Inventario:

Paso 1: Acceder a configuración de permisos

Ve al menú principal de Odontozen
Haz clic en “Mi cuenta”
Selecciona “Configuración”
Haz clic en “Permisos de roles”
Verás la lista de roles disponibles en tu clínica

Paso 2: Seleccionar el rol a configurar

Localiza el rol que deseas configurar (ejemplo: “Dentista”, “Asistente”, “Recepcionista”)
Haz clic en el rol para expandir sus permisos
Busca la sección de permisos de “Inventario” o “Stock”

Paso 3: Activar permisos específicos

Verás las casillas de verificación para cada permiso:
- ☐ Ver Inventario
- ☐ Crear Inventario
- ☐ Editar Inventario
- ☐ Eliminar Inventario
Marca las casillas según los permisos que desees otorgar
Los cambios se guardan automáticamente al marcar/desmarcar

Paso 4: Verificar configuración

Cierra la ventana de configuración
Opcionalmente, prueba con un usuario de ese rol
Verifica que los botones y opciones aparezcan según los permisos

Los permisos se aplican inmediatamente sin necesidad de que el usuario cierre sesión.

Permisos necesarios para cada acción

Ver lista de productos

Permiso requerido: Ver Inventario

Qué se puede hacer:

Ver la tabla de productos
Ver cantidades disponibles
Ver precios promedio
Ver alertas de stock mínimo

Agregar stock

Permiso requerido: Crear Inventario

Qué se puede hacer:

Abrir formulario “Ingresar Producto”
Registrar entrada de productos
Crear productos nuevos
Marcar “Insertar en gastos”

Sacar stock

Permiso requerido: Editar Inventario

Qué se puede hacer:

Abrir formulario “Sacar Producto”
Registrar salida de productos
Reducir cantidad disponible

Editar producto

Permiso requerido: Editar Inventario

Qué se puede hacer:

Modificar nombre, marca, color, presentación
Cambiar precio promedio
Actualizar stock mínimo
Cambiar proveedor

Eliminar producto

Permiso requerido: Eliminar Inventario

Qué se puede hacer:

Borrar producto completamente
Eliminar historial asociado

Ver movimientos

Permiso requerido: Ver Inventario

Qué se puede hacer:

Acceder a pestaña Movimientos
Ver historial completo
Aplicar filtros
Ver detalles de cada movimiento

Editar movimiento

Permiso requerido: Editar Inventario

Qué se puede hacer:

Modificar número de factura
Editar notas del movimiento

Eliminar movimiento

Permiso requerido: Eliminar Inventario

Qué se puede hacer:

Borrar movimiento del historial
Recalcular cantidades automáticamente

Descargar reporte Excel

Permiso requerido: Ver Inventario (generalmente)

Qué se puede hacer:

Descargar archivo Excel con movimientos
Exportar según filtros aplicados

Algunas instalaciones pueden requerir permisos adicionales para descarga.

Visualización según permisos

Con solo Ver Inventario

Elementos visibles:

Lista de productos (solo lectura)
Cantidades y precios
Tabla de movimientos
Filtros

Elementos NO visibles:

Botón “Ingresar Producto”
Botón “Sacar Producto”
Botones de editar o eliminar

Mensaje típico: Si intenta acceder a funciones sin permiso: “No tienes permisos para realizar esta acción”

Con Ver Inventario + Crear Inventario

Elementos adicionales:

Botón “Ingresar Producto” visible y funcional
Formulario de entrada accesible

Elementos NO visibles:

Botón “Sacar Producto”
Botones de editar productos
Botones de eliminar

Con Ver Inventario + Crear Inventario + Editar Inventario

Elementos adicionales:

Botón “Sacar Producto” visible y funcional
Botones “Editar” en productos
Botones “Editar” en movimientos
Campos editables

Elementos NO visibles:

Botones de eliminar (papelera)

Con todos los permisos

Elementos adicionales:

Botones de eliminar (papelera) en productos
Botones de eliminar en movimientos
Confirmaciones de eliminación

Solución de problemas de permisos

No veo el módulo de Inventario

Causa: No tienes permiso de Ver Inventario

Solución:

Contacta al administrador
Solicita el permiso de Ver Inventario
Verifica que tu rol tenga acceso

No veo el botón “Ingresar Producto”

Causa: No tienes permiso de Crear Inventario

Solución:

Solicita el permiso de Crear Inventario al administrador
Verifica tu rol en la configuración de permisos

No puedo sacar productos

Causa: No tienes permiso de Editar Inventario

Solución:

Solicita el permiso de Editar Inventario
O pide a alguien con el permiso que lo haga

No puedo editar información de productos

Causa: No tienes permiso de Editar Inventario

Solución:

Necesitas permiso de Editar Inventario para editar
Contacta al administrador

No veo botones de eliminar

Causa: No tienes permiso de Eliminar Inventario

Solución:

Este permiso es restringido intencionalmente
Solo administradores deben tenerlo
Pide ayuda a un administrador si necesitas eliminar algo

Los cambios de permisos no se aplican

Causa: Caché del navegador o sesión antigua

Solución:

Cierra sesión
Limpia caché del navegador
Inicia sesión nuevamente
Verifica los permisos

Mejores prácticas de seguridad

Principio de mínimo privilegio

Regla: Otorga solo los permisos necesarios para realizar el trabajo

Aplicación:

Recepcionistas: Solo Ver Inventario
Dentistas: Ver Inventario + Crear Inventario (si registran uso)
Encargado inventario: Ver Inventario + Crear Inventario + Editar Inventario
Administrador: Todos los permisos

Revisión periódica

Recomendación: Revisa permisos cada 3-6 meses

Proceso:

Lista todos los usuarios del sistema
Verifica qué permisos tiene cada uno
Confirma que sigan siendo necesarios
Revoca permisos innecesarios
Documenta cambios

Separación de responsabilidades

Concepto: Diferentes personas realizan diferentes funciones

Ejemplo:

Persona A: Registra entradas (Crear Inventario)
Persona B: Registra salidas (Editar Inventario)
Persona C: Revisa y concilia (Ver Inventario)
Persona D: Elimina errores (Eliminar Inventario)

Ventaja: Mayor control y auditoría

Auditoría de acciones

Monitoreo:

Revisa quién realizó qué cambios
Identifica patrones inusuales
Detecta uso inadecuado de permisos

Herramientas:

Historial de movimientos (muestra quién registró cada movimiento)
Logs del sistema (si disponibles)
Reportes periódicos

Capacitación

Importante: Capacita a usuarios sobre sus permisos

Temas a cubrir:

Qué pueden hacer con sus permisos
Qué NO deben hacer
A quién pedir ayuda para acciones sin permiso
Importancia de la precisión en registros

Documentación

Mantén documentado:

Qué permisos tiene cada rol
Razón para cada permiso
Proceso para solicitar cambios de permisos
Contacto del administrador

Matriz de permisos recomendada

Rol	Ver	Crear	Editar	Eliminar
Administrador	✅	✅	✅	✅
Manager	✅	✅	✅	❌
Encargado Inventario	✅	✅	✅	❌
Dentista	✅	⚠️	❌	❌
Asistente Dental	✅	⚠️	❌	❌
Recepcionista	✅	❌	❌	❌
Contador	✅	❌	⚠️	❌
Encargado Compras	✅	✅	❌	❌

Leyenda:

✅ Recomendado
⚠️ Opcional (según necesidad)
❌ No recomendado

Próximos pasos

Ahora que entiendes los permisos del módulo de Inventario, puedes configurar apropiadamente el acceso de tu equipo. Para comenzar a usar el módulo, lee aquí la introducción al módulo de Inventario.

Si necesitas agregar productos, lee aquí cómo agregar productos al inventario.