Cómo sacar productos del inventario

Sacar productos del inventario te permite registrar cuando usas, vendes o eliminas productos de tu stock. Esta guía te explica paso a paso cómo registrar salidas de productos en Odontozen.

¿Cuándo debo sacar productos del inventario?

Debes registrar una salida de inventario cuando:

  • Usas productos en tratamientos: Guantes, materiales de restauración, anestésicos
  • Vendes productos: Cepillos dentales, pastas, enjuagues bucales
  • Eliminas productos: Materiales vencidos, dañados o inutilizables
  • Donas o transfieres productos: A otra sucursal o para eventos
  • Se pierden productos: Por robo, extravío o cualquier otra causa

Registrar salidas mantiene tu inventario actualizado y refleja el stock real disponible.

Acceder al formulario de sacar stock

Para registrar una salida de productos:

  1. Ve al menú principal y haz clic en “Contabilidad”

  2. Selecciona “Inventario”

  3. Haz clic en el botón “Sacar Producto” (generalmente junto al botón “Ingresar Producto”)

  4. Se abrirá un panel lateral con el formulario de salida

También puedes sacar stock desde la lista de productos haciendo clic en el enlace “Sacar” junto a cada producto en la tabla.

Campos del formulario

El formulario de retiro es más simple que el de entrada, con solo los campos esenciales:

Fecha de salida

Campo: Fecha de salida

Descripción: La fecha en que retiras el producto del inventario

Uso:

  • Por defecto aparece la fecha actual
  • Puedes cambiarla si registras una salida con retraso
  • Usa el selector de calendario para elegir la fecha correcta

Ejemplos de uso:

  • Registras hoy el consumo de ayer: Cambia a la fecha de ayer
  • Registras al final del mes todas las salidas: Usa las fechas correspondientes
  • Registro en tiempo real: Deja la fecha actual

Producto

Campo: Producto

Descripción: El producto que deseas sacar del inventario

Características:

  • Menú desplegable con búsqueda
  • Muestra todos los productos con stock disponible
  • Formato: “Nombre - Marca - Color - Presentación”
  • Búsqueda inteligente: Escribe cualquier parte del nombre

Funcionamiento:

  1. Haz clic en el campo
  2. Escribe para buscar (ejemplo: “guantes”)
  3. Aparecerán todos los productos que contengan “guantes”
  4. Selecciona el producto correcto

Información mostrada:

  • Nombre completo con todos los atributos
  • Cantidad disponible actual (se muestra después de seleccionar)

Solo aparecen productos con cantidad mayor a 0. Si un producto tiene stock 0, no aparecerá en la lista.

Cantidad

Campo: Cantidad

Descripción: El número de unidades que estás retirando

Características:

  • Solo acepta números
  • Mínimo: 1
  • Máximo: Cantidad disponible del producto
  • Se muestra el máximo permitido al lado del campo

Validación automática:

  • Si intentas sacar más de lo disponible, el sistema te alertará
  • No puedes guardar si excedes el stock disponible
  • El sistema actualiza el máximo al cambiar de producto

Ejemplos:

  • Producto disponible: 50 unidades
  • Puedes sacar: 1 a 50 unidades
  • No puedes sacar: 51 o más

Siempre verifica la cantidad disponible antes de registrar la salida.

Notas

Campo: Notas

Descripción: Observaciones sobre esta salida

Uso:

  • Campo opcional pero recomendado
  • Máximo 1200 caracteres
  • Explica el motivo de la salida

Ejemplos de notas útiles:

  • “Usado en tratamiento paciente María González”
  • “Vendido en recepción”
  • “Producto vencido, eliminado”
  • “Transferido a sucursal Centro”
  • “Material dañado durante procedimiento”
  • “Donación evento comunitario”

Las notas ayudan a entender el contexto de la salida al revisar el historial.

Insertar en los gastos

Campo: Insertar en los gastos (checkbox)

Descripción: Si marcas esta casilla, el sistema creará automáticamente un gasto

Funcionamiento:

  • Crea un gasto en la categoría “Inventario”
  • Monto calculado: cantidad × precio promedio del producto
  • Fecha del gasto: misma que la fecha de salida
  • Descripción del gasto: cantidad + nombre del producto

Cuándo usar:

  • Cuando el producto se usa en tratamientos que no facturas separadamente
  • Productos de uso interno que quieres reflejar como gasto
  • Productos eliminados por vencimiento (costo de desperdicio)

Cuándo NO usar:

  • Cuando el producto ya está facturado en un tratamiento
  • Si el gasto ya fue registrado de otra forma
  • Productos vendidos (se registran como ingreso, no gasto)
  • Donaciones que no consideras gasto

Proceso de guardado

Una vez completados los campos:

  1. Verifica el producto seleccionado: Asegúrate de haber elegido el correcto

  2. Confirma la cantidad: Verifica que no excedas el disponible

  3. Haz clic en “Guardar”: El botón está en la parte inferior

  4. Espera la confirmación: El sistema procesará la salida

  5. Cierre automático: El formulario se cerrará al guardar exitosamente

  6. Actualización inmediata: El stock del producto se reduce automáticamente

Cómo afecta el precio promedio

A diferencia de agregar stock, sacar productos:

  • NO cambia el precio promedio si la cantidad final es mayor a 0
  • Establece el precio promedio en 0 si la cantidad final llega a 0
  • Reduce la cantidad disponible
  • Mantiene el historial de movimientos

Ejemplo:

Estado inicial:

  • Producto: Guantes látex
  • Cantidad: 100 cajas
  • Precio promedio: $8.50

Retiras: 30 cajas

Estado final:

  • Cantidad: 70 cajas
  • Precio promedio: $8.50 (sin cambios)

Si retiras todo:

  • Cantidad: 0 cajas
  • Precio promedio: $0.00 (se resetea)

Sistema FIFO y salidas

El sistema implementa lógica FIFO (First In, First Out) para el inventario:

¿Qué significa?

  • Los productos que entraron primero se consideran los primeros en salir
  • El sistema rastrea qué “lotes” componen el stock actual
  • Cuando retiras productos, se descuentan de los lotes más antiguos primero

Ejemplo visual:

Movimientos de entrada:

  1. Enero: +50 unidades a $5.00
  2. Marzo: +30 unidades a $6.00
  3. Mayo: +20 unidades a $5.50

Stock actual: 100 unidades

Sistema FIFO en acción:

  • El sistema muestra que tienes 100 unidades
  • Internamente sabe que 50 son del lote de enero, 30 de marzo, 20 de mayo
  • Al retirar 60 unidades, se descuentan: 50 del lote de enero + 10 del lote de marzo
  • Quedan: 20 del lote de marzo + 20 del lote de mayo = 40 unidades totales

Esto es importante para control de vencimientos y valor real del inventario.

Validaciones y restricciones

No puedes retirar más de lo disponible

El sistema valida automáticamente:

Ejemplo de error:

  • Producto: Resina compuesta A2
  • Stock disponible: 3 unidades
  • Intentas retirar: 5 unidades
  • Error: “La cantidad debe ser menor o igual a 3”

Solución:

  • Verifica el stock disponible en la lista principal
  • Ajusta la cantidad a retirar
  • Si necesitas más, primero agrega stock y luego retira

Producto sin stock

Si un producto tiene cantidad 0:

  • No aparece en el selector de productos para sacar
  • Debes primero agregar stock antes de poder sacar

Campos obligatorios

Todos los campos excepto “Notas” son obligatorios:

  • Fecha de salida: Requerida
  • Producto: Requerido
  • Cantidad: Requerida y debe ser ≥ 1

Casos de uso comunes

Uso en tratamientos

Escenario: Usaste materiales en un tratamiento

Pasos:

  1. Al finalizar el tratamiento del día
  2. Haz clic en “Sacar Producto”
  3. Selecciona cada producto usado
  4. Ingresa la cantidad consumida
  5. En notas: “Usado en tratamientos del día”
  6. Guarda

Frecuencia recomendada: Al final de cada día o semana

Venta de productos

Escenario: Vendes un cepillo dental en recepción

Pasos:

  1. Haz clic en “Sacar Producto”
  2. Selecciona “Cepillo dental”
  3. Cantidad: 1
  4. Notas: “Venta en recepción - Cliente: [Nombre]”
  5. NO marques “Insertar en gastos” (es un ingreso, no gasto)
  6. Guarda

Producto vencido

Escenario: Encuentras anestésicos vencidos

Pasos:

  1. Haz clic en “Sacar Producto”
  2. Selecciona el producto vencido
  3. Cantidad: unidades vencidas
  4. Notas: “Producto vencido - Lote [número] - Vencimiento [fecha]”
  5. Marca “Insertar en gastos” para reflejar la pérdida
  6. Guarda

Transferencia entre sucursales

Escenario: Transfieres productos a otra sucursal

Pasos en sucursal origen:

  1. Haz clic en “Retirar stock”
  2. Selecciona el producto
  3. Cantidad: unidades transferidas
  4. Notas: “Transferido a sucursal [nombre] - [fecha]”
  5. Guarda

Pasos en sucursal destino:

  1. Haz clic en “Añadir stock”
  2. Registra la entrada con el producto recibido
  3. Notas: “Recibido desde sucursal [nombre] - [fecha]“

Producto dañado

Escenario: Se cayó una caja y se dañó el contenido

Pasos:

  1. Haz clic en “Sacar Producto”
  2. Selecciona el producto dañado
  3. Cantidad: unidades dañadas
  4. Notas: “Material dañado por caída - No utilizable”
  5. Marca “Insertar en gastos” para registrar la pérdida
  6. Guarda

Sacar desde la tabla de productos

Además del botón principal “Sacar Producto”, puedes sacar directamente desde la tabla:

  1. En la lista de inventario, localiza el producto
  2. En la columna de acciones, haz clic en el enlace “Sacar”
  3. El formulario se abrirá con el producto pre-seleccionado
  4. Completa cantidad y notas
  5. Guarda

Este método es más rápido cuando ya sabes qué producto sacar.

Errores comunes y soluciones

”El producto es requerido”

Causa: No seleccionaste ningún producto

Solución: Haz clic en el selector y elige un producto de la lista

”La cantidad es requerida”

Causa: No ingresaste la cantidad

Solución: Ingresa un número válido

”La cantidad no puede exceder X unidades”

Causa: Intentas sacar más de lo disponible

Solución:

  • Verifica el stock disponible
  • Reduce la cantidad a retirar
  • Si realmente necesitas más, primero agrega stock

No encuentro el producto en la lista

Causas posibles:

  • El producto tiene stock 0
  • El producto fue eliminado
  • Estás escribiendo el nombre incorrectamente

Soluciones:

  • Verifica que el producto exista en la lista principal
  • Confirma que tenga stock disponible > 0
  • Usa diferentes palabras clave para buscar
  • Revisa si el nombre incluye marca o color

El producto aparece dos veces

Causa: Existen dos productos con nombres similares pero diferentes atributos

Solución: Lee cuidadosamente la descripción completa (nombre + marca + color + presentación) para seleccionar el correcto

Mejores prácticas

Registra salidas regularmente: No acumules días o semanas de salidas para registrar después

Usa notas descriptivas: Facilita entender el contexto al revisar el historial

Verifica el producto: Asegúrate de seleccionar el producto correcto antes de guardar

Controla el stock mínimo: Al retirar, fíjate si quedas por debajo del mínimo configurado

Separa uso de ventas: Usa notas diferentes para distinguir consumo interno de ventas

Documenta desperdicios: Registra productos vencidos o dañados para análisis de costos

Fecha correcta: Usa la fecha real de uso/salida, no la fecha de registro

Capacita al personal: Asegúrate de que todos sepan cuándo y cómo registrar salidas

Diferencia entre retirar y eliminar

Retirar stock (Recomendado)

Qué hace:

  • Reduce la cantidad disponible
  • Mantiene el producto en el sistema
  • Registra el movimiento en el historial
  • Permite agregar más en el futuro

Cuándo usar:

  • Uso normal de productos
  • Ventas
  • Productos vencidos o dañados
  • Cualquier salida de inventario

Eliminar producto (Uso limitado)

Qué hace:

  • Borra completamente el producto
  • Elimina todo el historial de movimientos
  • Ya no aparece en la lista

Cuándo usar:

  • Producto registrado por error
  • Producto que nunca más usarás
  • Limpieza de productos obsoletos

Casi siempre debes usar “Retirar stock” en lugar de “Eliminar producto”.

Integración con gastos

Cuando marcas “Insertar en los gastos”:

El sistema crea:

  • Categoría: Inventario (creada automáticamente si no existe)
  • Descripción: “[Cantidad] [Nombre del producto]”
  • Monto: Cantidad × Precio promedio del producto
  • Fecha: Fecha de salida que ingresaste

Ejemplo:

  • Retiras: 5 cajas de guantes
  • Precio promedio: $8.00
  • Gasto creado: $40.00 en categoría “Inventario”
  • Descripción: “5 Guantes de látex talla M”

Esto mantiene tu contabilidad actualizada automáticamente.

Próximos pasos

Una vez que hayas registrado salidas, puedes revisar el historial completo de movimientos. Lee aquí cómo gestionar movimientos de inventario.

Si necesitas generar reportes de movimientos, lee aquí cómo descargar reportes de inventario.