Cómo gestionar movimientos de inventario

La gestión de movimientos de inventario te permite revisar el historial completo de entradas y salidas, filtrar por diferentes criterios y editar información cuando sea necesario. Esta guía te explica cómo trabajar con el historial de movimientos.

¿Qué son los movimientos de inventario?

Los movimientos de inventario son el registro detallado de cada entrada y salida de productos. Cada movimiento incluye:

  • Tipo de operación: Entrada o Salida
  • Fecha: Cuándo ocurrió el movimiento
  • Producto: Qué producto se movió (nombre, marca, color, presentación)
  • Cantidad: Cuántas unidades
  • Precio unitario: El precio por unidad en ese momento
  • Proveedor: De dónde vino (para entradas)
  • Número de factura: Referencia de compra (para entradas)
  • Notas: Información adicional

Acceder a los movimientos

Para ver el historial de movimientos:

  1. Ve al menú principal y haz clic en “Contabilidad”

  2. Selecciona “Inventario”

  3. Haz clic en la pestaña o botón “Movimientos”

  4. Verás la tabla completa de todos los movimientos de inventario

La vista de movimientos es independiente de la lista de productos. Aquí ves el detalle de cada transacción.

Entender la tabla de movimientos

La tabla muestra cada movimiento con la siguiente información:

Operación

Visualización: Ícono con flecha y texto

Entradas (color verde):

  • Ícono: Flecha hacia abajo ↓
  • Texto: “Entrada”
  • Representa productos agregados al inventario

Salidas (color rojo):

  • Ícono: Flecha hacia arriba ↑
  • Texto: “Salida”
  • Representa productos retirados del inventario

El código de colores facilita identificar rápidamente el tipo de movimiento.

Fecha

Formato: DD/MM/YYYY o según configuración regional

Información mostrada:

  • La fecha en que se registró el movimiento
  • Puede ser diferente de la fecha actual si se registró con retraso

Ordenamiento:

  • Por defecto, los movimientos más recientes aparecen primero
  • Orden descendente por fecha (más nuevo arriba)

Producto

Información mostrada:

  • Nombre comercial
  • Marca (si existe)
  • Color (si existe)
  • Presentación (si existe)

Formato: “Nombre - Marca - Color - Presentación”

Ejemplo:

  • “Guantes de látex - Medex - Talla M - Caja x 100”
  • “Resina compuesta - 3M - A2”
  • “Anestésico articaína”

Cantidad

Información mostrada:

  • Número de unidades del movimiento
  • Siempre número positivo (el tipo de operación indica si es entrada o salida)

Ejemplos:

  • Entrada: 50 (agregaste 50 unidades)
  • Salida: 10 (retiraste 10 unidades)

Precio unitario

Información mostrada:

  • El precio por unidad de ese movimiento específico
  • Formato: Moneda configurada en tu clínica

Uso:

  • Para entradas: Precio al que compraste
  • Para salidas: Precio promedio del producto al momento de la salida

Cálculo del valor total:

  • Valor del movimiento = Cantidad × Precio unitario

Proveedor

Información mostrada:

  • Nombre del proveedor (para entradas)
  • Generalmente vacío para salidas

Uso:

  • Identificar de dónde provienen los productos
  • Análisis de proveedores
  • Facilita reordenar del mismo proveedor

Número de factura

Información mostrada:

  • Número de factura de compra (para entradas)
  • Generalmente vacío para salidas

Editable:

  • Puedes editar este campo después de crear el movimiento
  • Útil si registraste sin factura y la recibes después

Notas

Información mostrada:

  • Texto libre con observaciones
  • Puede estar vacío si no se registraron notas

Editable:

  • Puedes editar este campo después de crear el movimiento
  • Útil para agregar contexto adicional

Acciones

Botones disponibles (según permisos):

  • Editar: Modifica número de factura y notas
  • Borrar: Elimina el movimiento permanentemente

Filtros de movimientos

El sistema ofrece múltiples filtros para encontrar movimientos específicos:

Filtro por rango de fechas

Selector: Rango de fechas con calendario

Características:

  • Selecciona fecha de inicio y fecha de fin
  • Rangos predefinidos disponibles:
    • Hoy
    • Ayer
    • Últimos 7 días
    • Últimos 30 días
    • Este mes
    • Mes pasado
    • Últimos 3 meses
    • Últimos 6 meses
    • Este año

Uso:

  1. Haz clic en el selector de rango de fechas
  2. Elige un rango predefinido o selecciona fechas manualmente
  3. Haz clic en “Filtrar” para aplicar

Validación:

  • No puedes seleccionar fechas futuras
  • La fecha de inicio debe ser anterior o igual a la fecha de fin

Filtro por tipo de operación

Selector: Menú desplegable

Opciones:

  • Todas las operaciones: Muestra entradas y salidas
  • Entradas: Solo movimientos de entrada (operación = 1)
  • Salidas: Solo movimientos de salida (operación = 0)

Uso:

  • Selecciona el tipo en el menú desplegable
  • Haz clic en “Filtrar”

Casos de uso:

  • Ver solo entradas para análisis de compras
  • Ver solo salidas para análisis de consumo
  • Comparar entradas vs. salidas en un período

Filtro por nombre de producto

Campo: Texto con autocomplete

Características:

  • Escribe el nombre del producto
  • El sistema sugiere productos existentes mientras escribes
  • Búsqueda parcial: encuentra productos que contengan el texto

Ejemplos:

  • Escribes: “resina” → Encuentra todos los productos con “resina” en el nombre
  • Escribes: “guantes” → Encuentra todos los guantes
  • Escribes: “3M” → Encuentra todos los productos marca 3M

Uso:

  1. Escribe en el campo “Nombre de producto”
  2. Selecciona de las sugerencias o sigue escribiendo
  3. Haz clic en “Filtrar”

Filtro por marca

Campo: Texto con autocomplete

Características:

  • Filtra movimientos por marca específica
  • Autocomplete muestra marcas existentes

Uso:

  • Útil para analizar compras de una marca específica
  • Comparar consumo entre marcas

Filtro por color

Campo: Texto con autocomplete

Características:

  • Filtra movimientos por color específico
  • Especialmente útil para resinas y materiales estéticos

Uso:

  • Analizar consumo de colores específicos
  • Planificar compras de colores más usados

Filtro por presentación

Campo: Texto con autocomplete

Características:

  • Filtra por formato o presentación
  • Útil para productos con múltiples presentaciones

Uso:

  • Comparar entre presentaciones del mismo producto
  • Analizar cuál presentación es más eficiente

Filtro por proveedor

Campo: Texto con autocomplete

Características:

  • Filtra movimientos de un proveedor específico
  • Solo afecta entradas (salidas generalmente no tienen proveedor)

Uso:

  • Analizar compras a un proveedor
  • Evaluar relación con proveedores
  • Conciliar facturas de un proveedor específico

Aplicar filtros

Proceso:

  1. Configura uno o más filtros según necesites
  2. Haz clic en el botón “Filtrar”
  3. La tabla se actualizará mostrando solo movimientos que coincidan
  4. Para limpiar filtros, recarga la página o borra los valores y filtra de nuevo

Combinación de filtros:

  • Puedes usar múltiples filtros simultáneamente
  • Ejemplo: Entradas + Rango de fechas + Proveedor específico
  • Los filtros se combinan con lógica “Y” (AND)

Editar movimientos

Puedes editar información limitada de los movimientos:

Qué puedes editar

  • Número de factura: Agregar o corregir número de factura
  • Notas: Agregar o modificar observaciones

Qué NO puedes editar

  • Fecha del movimiento
  • Producto
  • Cantidad
  • Precio unitario
  • Tipo de operación (entrada/salida)

Para mantener integridad del historial, los datos principales no son editables.

Proceso de edición

  1. Localiza el movimiento en la tabla

  2. Haz clic en “Editar” en la columna de acciones

  3. Modo edición activado: Los campos de factura y notas se vuelven editables

  4. Modifica la información:

    • Campo “Número factura”: Ingresa o corrige el número
    • Campo “Notas”: Agrega o modifica el texto

  5. Guarda los cambios: Haz clic en “Guardar”

  6. Cancela si es necesario: Haz clic en “Cancelar” para descartar cambios

Visualización durante edición:

  • Los campos editables aparecen como cajas de texto
  • Los demás campos permanecen bloqueados
  • Botones cambian a “Guardar” y “Cancelar”

Casos de uso para edición

Agregar número de factura:

  • Registraste la entrada sin esperar la factura
  • La factura llegó después
  • Editas para agregar el número

Corregir número de factura:

  • Escribiste mal el número
  • Confundiste la factura
  • Editas para corregir

Añadir contexto en notas:

  • Agregas información adicional sobre el movimiento
  • Corriges o amplías las notas originales
  • Documentas incidencias relacionadas

Eliminar movimientos

Puedes eliminar movimientos del historial si es necesario:

Cómo eliminar

  1. Localiza el movimiento en la tabla

  2. Haz clic en “Borrar” en la columna de acciones

  3. Confirma la eliminación: “¿Estás seguro que quieres borrar este movimiento?”

  4. Haz clic en “Confirmar”

  5. El movimiento se eliminará y el producto se actualizará

Qué sucede al eliminar

Para movimientos de entrada (operación = 1):

  • La cantidad del producto se reduce
  • El precio promedio se recalcula sin ese movimiento
  • Si el producto queda en 0, el precio promedio se establece en 0

Para movimientos de salida (operación = 0):

  • La cantidad del producto se incrementa (revierte la salida)
  • El precio promedio NO cambia

Recalculo automático:

  • El sistema recalcula el precio promedio basándose en los movimientos restantes
  • Las cantidades se actualizan instantáneamente

Cuándo eliminar movimientos

Situaciones válidas:

  • Movimiento registrado por error
  • Duplicado accidental
  • Información completamente incorrecta
  • Entrada que fue cancelada o devuelta

Cuándo NO eliminar:

  • Para “corregir” cantidad (mejor agrega movimiento de ajuste)
  • Por diferencias menores (edita notas explicando la discrepancia)
  • Movimientos antiguos que afectan mucho el historial

Eliminar movimientos altera el historial. Úsalo solo cuando sea realmente necesario.

Precauciones al eliminar

Impacto en el historial:

  • El historial quedará incompleto
  • Puede afectar análisis históricos
  • Reportes pasados no coincidirán con el historial actual

Alternativa:

  • Considera agregar un movimiento de ajuste en lugar de eliminar
  • Documenta bien en notas por qué haces el ajuste
  • Mantiene trazabilidad completa

Entender el sistema FIFO

El módulo de inventario usa lógica FIFO (First In, First Out) para valorar el inventario:

¿Qué es FIFO?

First In, First Out significa:

  • Los productos que entraron primero se consideran los primeros en salir
  • El sistema rastrea qué “lotes” específicos componen el stock actual
  • Permite conocer la antigüedad de los productos en inventario

Cómo funciona en la lista de productos

Cuando ves un producto en la lista principal:

Stock actual: 100 unidades

El sistema internamente sabe:

  • 30 unidades del lote de enero (precio $5.00)
  • 40 unidades del lote de marzo (precio $6.00)
  • 30 unidades del lote de mayo (precio $5.50)

Movimientos mostrados:

  • La lista de movimientos muestra solo los lotes que componen el stock actual
  • Los movimientos más antiguos que ya fueron “consumidos” no aparecen en la vista del producto

Visualización en la tabla de movimientos

En la sección de Movimientos:

  • Ves TODOS los movimientos históricos
  • Incluye entradas ya “consumidas”
  • Incluye todas las salidas
  • Vista completa del historial

Ejemplo de FIFO en acción

Historial de movimientos:

  1. Enero: +50 unidades a $5.00
  2. Febrero: -20 unidades (quedan 30 de enero)
  3. Marzo: +40 unidades a $6.00 (total: 70)
  4. Abril: -30 unidades (quedan: 0 de enero + 40 de marzo = 40)
  5. Mayo: +30 unidades a $5.50 (total: 70)

Estado actual:

  • Stock: 70 unidades
  • Compuesto por: 40 de marzo + 30 de mayo
  • Los 30 de enero ya fueron “consumidos” por las salidas

Importancia del FIFO:

  • Valoración precisa del inventario
  • Control de productos con vencimiento
  • Análisis real del costo de productos vendidos

Paginación

La tabla de movimientos usa paginación para manejar grandes cantidades de registros:

Características

  • 15 movimientos por página: Por defecto
  • Navegación: Botones para cambiar de página
  • Total de registros: Muestra cuántos movimientos hay en total
  • Página actual: Indica en qué página estás

Botones disponibles:

  • Primera página: Va al inicio
  • Anterior: Página previa
  • Números de página: Saltar a página específica
  • Siguiente: Próxima página
  • Última página: Va al final

Con filtros:

  • La paginación se aplica a los movimientos filtrados
  • El total refleja solo movimientos que cumplen los filtros

Casos de uso comunes

Revisión mensual de compras

Objetivo: Ver todas las entradas del mes

Pasos:

  1. Selecciona rango de fechas: “Este mes”
  2. Filtra por operación: “Entradas”
  3. Haz clic en “Filtrar”
  4. Revisa la lista de compras realizadas

Análisis:

  • Total gastado en el mes
  • Proveedores utilizados
  • Productos comprados con más frecuencia

Análisis de consumo por producto

Objetivo: Ver cuánto se usó de un producto específico

Pasos:

  1. Escribe el nombre del producto en el filtro
  2. Selecciona “Salidas” en tipo de operación
  3. Define rango de fechas (ejemplo: últimos 3 meses)
  4. Filtra y revisa

Análisis:

  • Frecuencia de uso
  • Tendencias de consumo
  • Planificación de compras futuras

Conciliación con facturas

Objetivo: Verificar que todas las facturas están registradas

Pasos:

  1. Filtra por “Entradas”
  2. Selecciona rango de fechas del período a conciliar
  3. Opcionalmente filtra por proveedor
  4. Revisa que cada entrada tenga número de factura
  5. Compara con tus facturas físicas

Correcciones:

  • Edita movimientos para agregar números de factura faltantes
  • Identifica compras sin factura

Auditoría de inventario

Objetivo: Revisar el historial completo de un producto

Pasos:

  1. Filtra por nombre del producto específico
  2. No filtres por tipo de operación (ver entradas y salidas)
  3. Amplía el rango de fechas al máximo disponible
  4. Revisa el historial completo

Verificación:

  • Entradas vs. salidas
  • Coincidencia con stock actual
  • Identificación de discrepancias

Análisis de proveedores

Objetivo: Evaluar compras de un proveedor específico

Pasos:

  1. Filtra por proveedor
  2. Selecciona “Entradas”
  3. Define rango de fechas (ejemplo: último año)
  4. Filtra y analiza

Análisis:

  • Frecuencia de compras
  • Productos suministrados
  • Precios y variaciones
  • Confiabilidad del proveedor

Permisos necesarios

Para gestionar movimientos necesitas:

  • Ver Inventario: Ver movimientos de inventario
  • Editar Inventario: Editar número de factura y notas
  • Eliminar Inventario: Eliminar movimientos

Sin permisos adecuados:

  • No verás los botones de acción
  • Solo podrás visualizar la tabla

Lee más sobre permisos aquí.

Mejores prácticas

Revisa movimientos regularmente: Mantén el hábito de revisar el historial semanalmente

Usa filtros estratégicamente: Aprovecha los filtros para análisis específicos

Completa números de factura: Edita para agregar facturas apenas las recibas

Documenta en notas: Usa el campo de notas para contexto importante

No elimines a la ligera: Eliminar altera el historial, hazlo solo si es necesario

Analiza tendencias: Usa el historial para identificar patrones de consumo

Concilia periódicamente: Compara movimientos con facturas y contabilidad

Exporta para análisis: Usa la función de descarga para análisis en Excel

Próximos pasos

Para generar reportes detallados en Excel con tus movimientos, lee aquí cómo descargar reportes de inventario.

Para entender qué permisos necesitas para cada acción, lee aquí sobre permisos del módulo de inventario.