Cómo agregar productos al inventario

Agregar productos al inventario es el primer paso para mantener un control eficiente de tu stock. Esta guía te explica paso a paso cómo registrar entradas de productos en Odontozen.

¿Qué necesito antes de agregar productos?

Antes de registrar una entrada de inventario, asegúrate de:

  • Tener acceso al módulo de Inventario (permisos necesarios)
  • Contar con la información del producto (nombre, cantidad, precio)
  • Tener a mano la factura de compra (si existe)
  • Conocer la fecha de llegada del producto

Acceder al formulario de agregar stock

Para registrar una nueva entrada de productos:

  1. Ve al menú principal y haz clic en “Contabilidad”

  2. Selecciona “Inventario”

  3. Haz clic en el botón “Ingresar Producto” (generalmente en la parte superior derecha)

  4. Se abrirá un panel lateral con el formulario de entrada

El formulario se abre en un drawer (panel lateral) que no cierra la página principal, permitiéndote consultar información si la necesitas.

Campos obligatorios

Los siguientes campos son requeridos para registrar una entrada:

Fecha de llegada

Campo: Fecha de llegada

Descripción: La fecha en que recibiste el producto en tu clínica

Uso:

  • Por defecto aparece la fecha actual
  • Puedes cambiarla si registras una entrada con retraso
  • Usa el selector de calendario para elegir la fecha correcta

Es importante usar la fecha real de llegada para mantener un historial preciso de inventario.

Nombre comercial

Campo: Nombre comercial

Descripción: El nombre principal con el que identificas el producto

Características:

  • Campo con autocomplete inteligente
  • Al empezar a escribir, el sistema sugiere productos existentes
  • Si seleccionas un producto existente, se autocompletarán otros campos

Ejemplos:

  • “Resina compuesta”
  • “Guantes de látex”
  • “Anestésico articaína”
  • “Limas endodónticas”

Si el producto ya existe en el sistema con ese nombre exacto, se agregará a ese registro existente. Si es nuevo, se creará uno nuevo.

Cantidad

Campo: Cantidad

Descripción: El número de unidades que estás agregando al inventario

Uso:

  • Ingresa solo números
  • Considera la unidad de medida (cajas, unidades, frascos, etc.)
  • Si recibes 5 cajas de 100 guantes, puedes registrar como 5 (cajas) o 500 (unidades)

Mantén consistencia en la unidad de medida que usas para cada producto.

Precio unitario

Campo: Precio unitario

Descripción: El precio por cada unidad que estás agregando

Uso:

  • Ingresa el precio que pagaste por unidad
  • Si compraste una caja de 100 unidades a $50, el precio unitario es $0.50
  • El sistema usará este precio para calcular el precio promedio automáticamente

Ejemplo:

  • Si tienes 10 unidades a $5.00 y agregas 5 unidades a $6.00
  • El sistema calculará automáticamente un nuevo precio promedio considerando ambas compras
  • El precio resultante estará entre $5.00 y $6.00

El precio promedio se calcula automáticamente y se usa para valorar el inventario.

Campos opcionales

Los siguientes campos no son obligatorios pero ayudan a organizar mejor tu inventario:

Marca

Campo: Marca

Descripción: La marca o fabricante del producto

Características:

  • Campo con autocomplete
  • Útil para diferenciar productos similares de diferentes marcas

Ejemplos:

  • “3M”
  • “Kerr”
  • “Dentsply”
  • “Maquira”

Si manejas el mismo producto de diferentes marcas, el sistema los tratará como productos separados.

Color

Campo: Color

Descripción: El color del producto (si aplica)

Características:

  • Campo con autocomplete
  • Especialmente útil para resinas y materiales estéticos

Ejemplos:

  • “A2”
  • “A3”
  • “Bleach”
  • “Universal”

Presentación

Campo: Presentación

Descripción: El formato o presentación del producto

Características:

  • Campo con autocomplete
  • Ayuda a diferenciar tamaños o presentaciones

Ejemplos:

  • “Caja x 100”
  • “Frasco 15ml”
  • “Kit completo”
  • “Empaque individual”

Cantidad mínima

Campo: Cantidad mínima

Descripción: El stock mínimo que debe mantener este producto

Uso:

  • Por defecto es 1
  • Configura según tu consumo habitual
  • El sistema te alertará cuando estés por debajo de este número

Recomendaciones:

  • Productos de uso diario: 2-4 semanas de stock mínimo
  • Productos ocasionales: 1-2 unidades
  • Productos de difícil obtención: Mayor cantidad mínima

Vencimiento de producto

Campo: Vencimiento de producto

Descripción: La fecha de caducidad del producto (si aplica)

Uso:

  • Útil para anestésicos, medicamentos, materiales perecederos
  • El sistema puede alertarte sobre productos próximos a vencer
  • Deja vacío si el producto no tiene vencimiento

Productos con vencimiento:

  • Anestésicos
  • Medicamentos
  • Adhesivos dentales
  • Materiales de impresión
  • Algunos cementos

Proveedor

Campo: Proveedor

Descripción: El nombre del proveedor o distribuidor

Uso:

  • Registra de dónde compraste el producto
  • Útil para reordenar o comparar precios
  • Puedes filtrar movimientos por proveedor

Ejemplos:

  • “Dental Supply”
  • “Distribuidora Medident”
  • “Depósito Dental”
  • “Amazon”

Número factura

Campo: Número factura

Descripción: El número de factura de compra

Uso:

  • Importante para conciliación contable
  • Permite rastrear compras específicas
  • Útil para devoluciones o garantías

Ejemplos:

  • “001-001-0012345”
  • “FAC-2024-1234”
  • “INV-987654”

Notas

Campo: Notas

Descripción: Observaciones adicionales sobre esta entrada

Uso:

  • Máximo 1200 caracteres
  • Registra información relevante
  • Útil para detalles especiales

Ejemplos de uso:

  • “Promoción 2x1 del proveedor”
  • “Lote especial con descuento”
  • “Fecha de vencimiento corta”
  • “Producto nuevo que estamos probando”

Insertar en los gastos

Campo: Insertar en los gastos (checkbox)

Descripción: Si marcas esta casilla, el sistema creará automáticamente un gasto en la categoría “Inventario”

Ventajas:

  • Mantiene sincronizados inventario y contabilidad
  • Ahorra tiempo de registro doble
  • El gasto se calcula automáticamente: cantidad × precio unitario

Cuándo usar:

  • Si pagas el producto al momento de recibirlo
  • Si quieres reflejar el gasto inmediatamente
  • Para mantener registro contable completo

Cuándo NO usar:

  • Si pagas a crédito y lo registrarás después
  • Si el gasto ya fue registrado de otra forma
  • Si solo quieres actualizar el stock sin afectar gastos

Proceso de guardado

Una vez completados los campos:

  1. Revisa la información: Verifica que todos los datos sean correctos

  2. Haz clic en “Guardar”: El botón está en la parte inferior del formulario

  3. Espera la confirmación: El sistema procesará la entrada

  4. Cierre automático: El formulario se cerrará al guardar exitosamente

  5. Actualización de la tabla: Verás el producto actualizado en la lista principal

Cómo funciona el sistema con productos existentes vs. nuevos

Si el producto NO existe

El sistema crea un nuevo registro cuando la combinación de nombre + marca + color + presentación + proveedor es única:

Se crea nuevo producto:

  • Nombre: “Resina compuesta”
  • Marca: “3M”
  • Color: “A2”
  • Primera entrada registrada
  • Precio promedio = precio unitario de esta entrada
  • Cantidad = cantidad de esta entrada

Si el producto YA existe

El sistema identifica un producto existente cuando todos estos campos coinciden:

  • Nombre comercial
  • Marca (si existe)
  • Color (si existe)
  • Presentación (si existe)
  • Proveedor (si existe)

Comportamiento:

  1. No se crea un producto nuevo
  2. Se agrega una nueva entrada (movimiento) al producto existente
  3. La cantidad se suma al stock actual
  4. El precio promedio se recalcula automáticamente

Ejemplo:

Estado inicial:

  • Producto: Guantes de látex talla M
  • Cantidad actual: 10 cajas
  • Precio promedio actual: $8.00

Nueva entrada:

  • Agregas: 5 cajas
  • Precio unitario: $9.00

Estado final:

  • Cantidad nueva: 15 cajas (10 + 5)
  • Precio promedio nuevo: $8.33 aproximadamente

Cómo se calcula el precio promedio

El sistema calcula automáticamente un precio promedio ponderado cada vez que agregas stock:

¿Qué significa esto?

  • El sistema considera cuántas unidades tenías y a qué precio
  • Luego considera cuántas unidades nuevas agregas y a qué precio
  • Calcula un promedio que refleja el costo real de tu inventario

Ejemplo práctico:

  1. Tienes: 20 unidades a $5.00 cada una
  2. Agregas: 10 unidades a $6.00
  3. Resultado: El nuevo precio promedio será aproximadamente $5.33
  4. Agregas más: 15 unidades a $5.50
  5. Resultado: El precio promedio se ajusta nuevamente a $5.39 aproximadamente

¿Por qué es importante?

  • Te permite saber cuánto te costó realmente cada unidad en promedio
  • Ayuda a valorar correctamente tu inventario
  • Es útil para calcular ganancias o pérdidas

No necesitas hacer ningún cálculo manual. El sistema lo hace automáticamente cada vez que agregas stock.

Autocomplete y sugerencias inteligentes

El formulario incluye autocomplete en varios campos:

Cómo funciona

  1. Empiezas a escribir en el campo (mínimo 1 carácter)
  2. El sistema espera 500ms (por si sigues escribiendo)
  3. Busca productos existentes que contengan ese texto
  4. Muestra una lista desplegable con sugerencias
  5. Puedes hacer clic en una sugerencia o seguir escribiendo

Campos con autocomplete

  • Nombre comercial: Sugiere nombres de productos existentes
  • Marca: Sugiere marcas ya registradas
  • Color: Sugiere colores ya registrados
  • Presentación: Sugiere presentaciones ya registradas

Ventajas

  • Estandarización: Mantiene nombres consistentes
  • Rapidez: No tienes que escribir todo
  • Prevención de duplicados: Ves si el producto ya existe
  • Ahorro de tiempo: Completado automático de campos relacionados

Casos especiales

Agregar más unidades a un producto existente

Si ya tienes el producto y quieres agregar más:

  1. Haz clic en “Ingresar Producto”
  2. Empieza a escribir el nombre
  3. Selecciona el producto de la lista de autocomplete
  4. Los campos marca, color, presentación se llenarán automáticamente
  5. Ingresa la nueva cantidad y precio
  6. El último precio pagado aparecerá como referencia
  7. Guarda

El producto NO se duplicará. Solo se agregará una nueva entrada al historial.

Producto similar pero diferente marca

Si tienes “Resina compuesta” de diferentes marcas:

Opción 1: Registrarlas por separado

  • Nombre: “Resina compuesta”
  • Marca: “3M” (primer producto)
  • Marca: “Kerr” (segundo producto)

Opción 2: Incluir marca en el nombre

  • Nombre: “Resina compuesta 3M”
  • Nombre: “Resina compuesta Kerr”

Recomendamos la Opción 1 para mejor filtrado y análisis.

Producto con múltiples presentaciones

Para el mismo producto en diferentes presentaciones:

Ejemplo: Guantes de látex

  • Producto 1: Nombre “Guantes látex” + Presentación “Caja x 100”
  • Producto 2: Nombre “Guantes látex” + Presentación “Caja x 50”

El sistema los tratará como productos separados.

Producto recibido hace días

Si recibes una factura y quieres registrarla con fecha retroactiva:

  1. Cambia el campo “Fecha de llegada” a la fecha correcta
  2. Completa los demás campos normalmente
  3. Guarda

El sistema respetará la fecha que ingreses para el historial.

Errores comunes y soluciones

”El nombre es requerido”

Causa: No completaste el campo Nombre comercial

Solución: Ingresa el nombre del producto

”La cantidad es requerida”

Causa: No ingresaste la cantidad

Solución: Ingresa un número válido de unidades

”El precio unitario es requerido”

Causa: No ingresaste el precio

Solución: Ingresa el precio que pagaste por unidad

Se creó un producto duplicado

Causa: Diferencia en nombre, marca, color, presentación o proveedor

Solución:

  • Verifica que todos los campos coincidan exactamente
  • Usa el autocomplete para seleccionar productos existentes
  • Puedes eliminar el duplicado y volver a agregar correctamente

El precio promedio no cambió

Causa: Agregaste a precio muy similar al promedio actual

Solución: Esto es normal. El cambio puede ser mínimo si la diferencia de precio es pequeña.

Mejores prácticas

Consistencia en nombres: Usa siempre el mismo nombre para el mismo producto

Usa autocomplete: Aprovecha las sugerencias para evitar duplicados

Registra facturas inmediatamente: No acumules facturas para registrar después

Completa campos opcionales: Mayor información = mejor control

Verifica el precio unitario: Asegúrate de calcular correctamente el precio por unidad

Usa la fecha correcta: Mantén el historial preciso con fechas reales

Marca “Insertar en gastos”: Mantén sincronizados inventario y contabilidad

Registra el proveedor: Útil para análisis de proveedores y compras futuras

Próximos pasos

Una vez que hayas agregado productos, puedes ver tu inventario completo en la lista principal. Para registrar cuando uses productos, lee aquí cómo sacar productos del inventario.

Si necesitas modificar detalles de un producto después de crearlo, lee aquí cómo editar productos del inventario.