Cómo configurar la integración con GoHighLevel
La integración con GoHighLevel permite conectar una clínica de Odontozen con una ubicación de GoHighLevel. Así puedes llevar las citas de una plataforma a la otra y actualizar el seguimiento del paciente en GoHighLevel cuando acude, no se presenta, acepta un presupuesto, termina un tratamiento o realiza un pago.
La integración está incluida en los planes Gestión Pro e Ilimitado.
Qué puedes hacer con la integración
- Ver en la Agenda de Odontozen las citas creadas en los calendarios de GoHighLevel que selecciones.
- Asignar cada cita al dentista correcto.
- Enviar a GoHighLevel el resultado de la cita: acudió, no show o cancelación.
- Mover el seguimiento del paciente en GoHighLevel cuando acepta un presupuesto, termina un tratamiento o realiza un pago.
- Enviar a GoHighLevel las nuevas citas clínicas que el equipo crea desde Odontozen.
Los cambios pueden tardar unos segundos en aparecer en la otra plataforma.
En esta guía usamos algunos nombres que aparecen en GoHighLevel:
- Contacto: la ficha del paciente en GoHighLevel.
- Oportunidad: la ficha que GoHighLevel utiliza para seguir el avance de un paciente.
- Pipeline: el proceso en el que se mueve esa ficha.
- Etapa: cada paso de ese proceso, por ejemplo “Acudió”, “No show” o “Pago”.
Antes de empezar
Necesitas:
- Ser administrador de la clínica.
- Tener permiso de administrador en la ubicación de GoHighLevel que quieres conectar.
- Tener creados en GoHighLevel los calendarios, el pipeline y las etapas que vas a utilizar.
- Tener creados en Odontozen los dentistas que recibirán las citas.
La conexión se configura por clínica. Si administras varias clínicas, selecciona la clínica correcta antes de configurar GoHighLevel y repite la configuración para cada una.
Te recomendamos probar primero con una clínica y un paciente de prueba. Cuando confirmes que todo funciona, puedes repetir la configuración en las demás clínicas.
Los usuarios con permiso para consultar GoHighLevel pueden ver el estado de la conexión. Solo los administradores pueden conectar la cuenta y guardar cambios.
Cómo conectar GoHighLevel
- En Odontozen, ve a Configuración → Integraciones.
- Abre la tarjeta GoHighLevel.
- Haz clic en Conectar.
- GoHighLevel se abrirá para que elijas la ubicación que corresponde a la clínica actual.
- Revisa los permisos y haz clic en Autorizar.
- Regresa a Odontozen y comprueba que el estado aparezca como Conectado.
No tienes que copiar tu contraseña de GoHighLevel en Odontozen. La autorización se realiza directamente en GoHighLevel.
Configurar las citas de GoHighLevel en Odontozen
Después de conectar la cuenta, completa la tarjeta Sincronización de citas desde GHL.
1. Elegir el dentista por defecto
En Dentista por defecto, selecciona el dentista que recibirá las citas cuando no hayas indicado un dentista específico para el usuario de GoHighLevel.
Este campo es obligatorio.
2. Elegir los calendarios
En Calendarios de GHL, marca los calendarios cuyas citas quieres ver en la Agenda de Odontozen.
Selecciona únicamente los calendarios que pertenecen a esta clínica. Si administras varias clínicas, no uses el mismo calendario para dos clínicas.
3. Relacionar usuarios con dentistas
En Usuarios de GHL, puedes indicar qué dentista corresponde a cada usuario de GoHighLevel.
- Si eliges un dentista, las citas asignadas a ese usuario llegarán a Odontozen con ese profesional.
- Si dejas la relación vacía, se utilizará el Dentista por defecto.
4. Elegir qué ocurre cuando se elimina una cita en GHL
En Cuando se elimina en GHL, elige una opción:
- Cancelar la cita: la cita permanece en Odontozen, pero aparece como cancelada.
- Eliminar la cita: la cita se elimina de Odontozen si todavía no tiene tratamientos relacionados.
Si la cita ya tiene tratamientos o información clínica relacionada, Odontozen la conservará y la marcará como cancelada para no perder esos datos.
5. Activar la sincronización
Activa Sincronización activa y haz clic en Guardar.
Para activarla debes haber elegido un dentista por defecto y al menos un calendario. Mantén esta opción activa si también quieres utilizar los resultados de citas o enviar nuevas citas de servicio a GoHighLevel.
Enviar los resultados de las citas a GoHighLevel
La tarjeta Resultados de citas permite actualizar en qué etapa se encuentra el paciente en GoHighLevel.
Activa Sincronizar resultados y completa las opciones que quieras utilizar.
Indicar cuándo acudió el paciente
En Marcar acudió cuando, elige una opción:
- Hace check-in: el paciente avanza cuando recepción registra su llegada.
- Finaliza la atención: el paciente avanza cuando termina la cita.
Elegir el pipeline y las etapas
- En Pipeline diagnóstico, selecciona el proceso de GoHighLevel en el que haces seguimiento de los pacientes.
- En Etapa acudió, selecciona la etapa para los pacientes atendidos.
- En Etapa no show, selecciona la etapa para los pacientes que no asistieron.
- En Etapa cancelado, selecciona una etapa si quieres diferenciar las cancelaciones.
Puedes dejar una etapa vacía si no quieres que ese resultado cambie el seguimiento del paciente.
Todas las etapas deben pertenecer al Pipeline diagnóstico seleccionado. Si cambias el pipeline, revisa y vuelve a seleccionar todas las etapas antes de guardar.
Presupuesto y tratamiento
- En Etapa presupuesto aceptado, selecciona dónde debe quedar el paciente cuando acepta el presupuesto.
- En Etapa tratamiento completado, selecciona dónde debe quedar cuando termina el tratamiento.
Estas opciones solo funcionan cuando el presupuesto o el tratamiento están relacionados con la cita correspondiente de GoHighLevel.
Pagos
En Disparador de pago, elige cuándo quieres actualizar el seguimiento:
- Solo pagos cobrados: actualiza GoHighLevel cuando el pago ya está cobrado o liquidado. Es la opción recomendada si no quieres avanzar al paciente antes de recibir el dinero.
- Cualquier pago creado: actualiza GoHighLevel en cuanto se registra el pago, aunque todavía esté pendiente.
En Etapa pago diagnóstico, selecciona una etapa si quieres mover al paciente después del pago. Si la dejas vacía, se actualizará el importe, pero el paciente conservará la etapa en la que estaba.
Para que un pago se envíe correctamente, debe estar relacionado con un tratamiento y ese tratamiento debe estar relacionado con la cita. Si un mismo pago se reparte entre varias citas, no se enviará a GoHighLevel. Cuando se envía, se utiliza el importe correspondiente a esa cita, no necesariamente el importe total del pago.
Haz clic en Guardar.
Enviar nuevas citas desde Odontozen a GoHighLevel
La tarjeta Servicios recurrentes permite enviar a GoHighLevel las nuevas citas que el equipo crea directamente desde Odontozen.
Aunque la tarjeta se llama Servicios recurrentes, no es necesario marcar la cita como recurrente. Puede utilizarse para cualquier cita clínica futura que cumpla las condiciones de esta sección.
Activa Exportar servicios a GHL y completa los destinos:
- En Calendario para servicios, elige el calendario de GoHighLevel donde se crearán las citas.
- En Pipeline de servicios, selecciona el proceso que utilizarás para estas nuevas oportunidades.
- En Etapa Agendó Servicio, selecciona la etapa inicial.
- En Etapa pago servicio, selecciona una etapa opcional para los pagos.
- Haz clic en Guardar.
Para que funcione:
- La cita debe ser clínica, futura y no estar cancelada.
- El paciente debe tener un contacto de GoHighLevel relacionado.
- Sincronización activa debe estar encendida.
Cuando creas la cita en Odontozen, se crea en GoHighLevel una cita y una nueva oportunidad para el paciente. El cambio puede tardar unos segundos.
Si quieres que los pagos actualicen esa oportunidad, activa también Sincronizar resultados y configura el Disparador de pago.
Probar la configuración
Haz la primera prueba con una clínica y un paciente de prueba:
- Crea o modifica una cita en un calendario de GoHighLevel que hayas seleccionado.
- Comprueba que aparezca en la Agenda de Odontozen con el dentista correcto.
- Haz Check-in o finaliza la atención, según la opción que elegiste.
- Comprueba que el paciente avance a la etapa correspondiente en GoHighLevel.
- Si utilizas presupuestos y pagos, acepta un presupuesto de prueba y registra un pago.
- Si utilizas Servicios recurrentes, crea una cita clínica futura desde Odontozen.
- Comprueba en GoHighLevel la cita, la etapa y el importe de la oportunidad.
Las acciones se realizan automáticamente. Si no ves un cambio de inmediato, espera unos segundos y vuelve a revisar ambas plataformas.
Problemas frecuentes
GoHighLevel no está disponible
GoHighLevel está incluido en Gestión Pro e Ilimitado. Si tienes el plan Básico, solicita al administrador de la suscripción que cambie de plan.
La tarjeta muestra “Requiere atención” o “Requiere reconexión”
Haz clic en Reconectar, selecciona la misma ubicación de GoHighLevel y acepta los permisos solicitados.
La cita no aparece en Odontozen
Comprueba lo siguiente:
- El calendario de GoHighLevel está seleccionado para esta clínica.
- Hay un Dentista por defecto.
- El usuario de GoHighLevel tiene un dentista asignado, si quieres utilizar una asignación específica.
- La clínica seleccionada en Odontozen es la correcta.
- La cita tiene un contacto con nombre, correo electrónico o teléfono.
Después de revisar estos puntos, espera unos segundos y vuelve a comprobar la Agenda.
El paciente no cambia de etapa en GoHighLevel
Comprueba lo siguiente:
- Sincronizar resultados está activa.
- El pipeline y las etapas seleccionadas pertenecen al mismo proceso.
- La cita tiene asociado el contacto correcto.
- Existe una oportunidad compatible para ese paciente en el Pipeline diagnóstico.
- Para presupuesto aceptado, tratamiento completado y pago, la oportunidad ya estaba relacionada con la cita o con el tratamiento.
- El presupuesto, el tratamiento y el pago están relacionados con esa cita.
Si elegiste Solo pagos cobrados, un pago pendiente no actualizará GoHighLevel hasta que aparezca como cobrado o liquidado.
La nueva cita de Odontozen no aparece en GoHighLevel
Para Servicios recurrentes, revisa que:
- Exportar servicios a GHL está activa.
- El calendario, el pipeline y Etapa Agendó Servicio están configurados.
- La cita es clínica, futura y no está cancelada.
- El paciente tiene un contacto de GoHighLevel relacionado.
- Sincronización activa está encendida.
Si GoHighLevel no permite ese horario porque el calendario no tiene disponibilidad, Odontozen conserva la cita local y muestra un aviso. En ese caso, revisa la disponibilidad del calendario o cambia el horario de la cita.
La cita eliminada en GHL permanece en Odontozen
Si la cita tiene tratamientos relacionados, Odontozen la conserva y la cancela para no perder la información clínica. Es el comportamiento esperado.
Qué no hace esta integración
La integración no copia todo el contenido de una plataforma a la otra. En particular:
- No convierte automáticamente todos los contactos de GoHighLevel en pacientes de Odontozen.
- No crea la oportunidad diagnóstica inicial para cada paciente.
- No sincroniza facturas, presupuestos o pagos como registros independientes en GoHighLevel.
- Los pagos solo actualizan una oportunidad cuando están relacionados con un tratamiento y una sola cita.
- No envía todas las citas locales a GoHighLevel. Las nuevas citas deben cumplir la configuración de Servicios recurrentes.
Documentación oficial de GoHighLevel
Si necesitas ampliar la información o compartirla con la persona que administra GoHighLevel, puedes consultar: