Configurar la firma electrónica para documentos

La firma electrónica de documentos permite cerrar PDFs generados en Odontozen con el certificado digital del profesional. Se usa para dejar constancia de quién firmó el documento y para que el PDF final pueda verificarse después.

Esta configuración es necesaria para firmar documentos como profesional y también para solicitar la firma del paciente en los documentos que lo permiten.

Si quieres aprender el flujo para que firme el paciente, lee también: Solicitar la firma del paciente en un documento.

Conceptos clave

Firma manuscrita

Es la imagen visible de tu firma o rúbrica. Se muestra dentro del PDF, normalmente cerca del nombre del profesional.

Certificado digital

Es el archivo de firma electrónica, normalmente en formato .p12 o .pfx. Es el que permite sellar electrónicamente el PDF.

Al firmar un documento, Odontozen usa el certificado del profesional seleccionado. Por eso es importante que cada profesional tenga configurada su propia firma.

Código de verificación

Los documentos firmados electrónicamente incluyen un bloque de verificación. Este bloque permite comprobar que el documento fue firmado desde Odontozen y que corresponde al documento emitido.

Firma del paciente

La firma del paciente es una función complementaria. El paciente firma desde su propio celular, pero el documento final se cierra después con la firma electrónica del profesional.

Por eso, para solicitar la firma del paciente, el profesional también debe tener configurado su certificado.

Quién debe configurar la firma

Cada profesional que firma documentos debe tener su propia configuración de firma electrónica.

El administrador puede configurar firmas y certificados desde la configuración de la clínica. Los dentistas también pueden configurar su firma personal desde su perfil, según los permisos de la cuenta.

Configuración para administradores

Ve a Configuración > Firma electrónica.
Revisa la configuración de firma de la clínica y de los profesionales.
Sube la imagen de firma o sello cuando corresponda.
Configura el certificado digital.

Puedes usar:

El certificado de facturación electrónica, si también quieres usarlo para firmar documentos.
Un certificado específico para firma de documentos.

Configuración para dentistas

Haz clic en tu nombre, en la parte superior derecha.
Entra en Configuración.
Busca la sección Firma electrónica.
Sube una imagen clara de tu firma.
Ingresa el nombre que debe aparecer debajo de la firma.
Sube tu certificado digital .p12 o .pfx.
Ingresa la contraseña del certificado.
Guarda los cambios.

Si el certificado está vencido o no está configurado, Odontozen no permitirá cerrar documentos con firma electrónica.

Documentos que puede firmar el profesional

La firma electrónica del profesional puede usarse al generar o descargar documentos como:

Recetas.
Certificados.
Recomendaciones.
Presupuestos.
Planes de tratamiento.
Consentimientos informados.
Historia clínica o anamnesis.
Reportes de módulos clínicos, como endodoncia.

Algunos documentos también permiten solicitar la firma del paciente. En esos casos, el documento final tendrá la firma del paciente y la firma electrónica del profesional.

Cómo firmar electrónicamente un documento

Genera el documento desde la ficha del paciente o desde el módulo correspondiente.
En el panel de descarga, elige si quieres guardarlo en Documentos.
Selecciona el profesional que firma.
Marca Firmar electrónicamente.
Haz clic en Descargar PDF o continúa el flujo indicado por Odontozen.

Cuando el documento se firma correctamente, el PDF final queda sellado con la firma electrónica del profesional.

Por qué es necesaria para la firma del paciente

Cuando solicitas la firma del paciente, Odontozen primero muestra el documento al paciente para que lo revise y firme. Después, el profesional finaliza el documento con su firma electrónica.

Esto permite que el PDF final quede cerrado y guardado en la ficha del paciente con ambas firmas cuando corresponde:

Firma del paciente.
Firma electrónica del profesional.

Si el profesional no tiene certificado configurado, Odontozen mostrará un aviso y no permitirá solicitar la firma del paciente.

Verificación de documentos

Los documentos firmados electrónicamente incluyen información de verificación. Según el tipo de documento, esta verificación puede mostrar:

Quién firmó el documento.
Cuándo fue firmado.
El código del documento.
La información necesaria para comprobar que el PDF corresponde al documento generado.

La verificación no reemplaza la revisión profesional del contenido, pero ayuda a confirmar que el documento final fue emitido y firmado desde Odontozen.

Preguntas frecuentes

¿Necesito un certificado digital para cada dentista?

Sí. Cada profesional debe firmar con su propio certificado para que el documento quede asociado a su identidad profesional.

¿Qué pasa si mi certificado caduca?

Odontozen no permitirá firmar nuevos documentos con un certificado vencido. Debes renovar el certificado con tu proveedor y subir el nuevo archivo.

Los documentos firmados anteriormente no se modifican.

¿Puedo firmar desde el celular?

Sí. Una vez configurado el certificado, puedes generar y firmar documentos desde cualquier dispositivo donde uses Odontozen.

¿Tiene costo adicional?

Sí. Necesitas tener activo el módulo de Firma Electrónica.

¿Es lo mismo que la facturación electrónica?

No. Aunque puede usar el mismo tipo de certificado, la facturación electrónica se usa para comprobantes fiscales. La firma electrónica de documentos se usa para PDFs clínicos o administrativos, como consentimientos, recetas, certificados o planes.

¿Por qué no aparece la opción de firma del paciente?

Puede ocurrir por alguno de estos motivos:

El módulo de firma electrónica no está activo.
El profesional no tiene certificado configurado.
El certificado está vencido.
El documento no admite firma del paciente.

Si el documento sí admite firma del paciente, primero revisa la configuración de firma electrónica del profesional.