Cómo mejorar la calidad de tus estadísticas

Las estadísticas de tu clínica son tan buenas como los datos que tu equipo registra. El módulo de Estadísticas de Odontozen se alimenta de información que se captura en diferentes partes de la plataforma: al registrar pacientes, atender citas, crear pagos, gestionar presupuestos y registrar gastos.

Esta guía te explica qué datos completar en cada área para que tus estadísticas sean precisas y útiles.

Si tu equipo no completa estos campos, muchas métricas del Panel de Resumen mostrarán “Sin datos suficientes” o información incompleta.

1. Origen del paciente

¿Dónde se completa?

Al registrar o editar la historia clínica de un paciente, encontrarás el campo “¿Cómo nos conoció?” en la parte derecha del formulario.

¿Qué hacer?

1. Abre la historia clínica del paciente
2. Busca el campo “¿Cómo nos conoció?”
3. Selecciona una opción del menú desplegable (Referido, Instagram, Facebook, Google, etc.)
4. Si la respuesta no está en la lista, selecciona “Otro” y escribe la respuesta en el campo “Especificar” que aparece debajo

¿Qué métrica alimenta?

El gráfico “Origen de pacientes nuevos” en el Panel de Resumen. Este gráfico de torta muestra de dónde vienen tus pacientes nuevos cada mes.

¿Qué pasa si no se completa?

Los pacientes aparecerán como “Sin dato” en el gráfico de origen, lo cual no te permite saber qué canales de marketing están funcionando.

Consejo: Completa este campo para cada paciente nuevo al momento de registrar su primera historia clínica. Pregúntale directamente al paciente cómo conoció tu clínica.

2. Flujo de atención en citas

¿Dónde se completa?

Al abrir una cita en la Agenda, debajo de los datos de la cita verás la sección “Flujo de atención” con tres pasos.

¿Qué hacer?

1. Abre la cita del paciente en la Agenda
2. Asegúrate de que la cita esté en estado “Confirmada” (si no está confirmada, verás el mensaje: “Confirma la cita para habilitar el flujo de atención”)
3. Cuando el paciente llegue a la clínica, haz clic en el paso “Check-in”
4. Cuando el dentista comience a atender, haz clic en “Iniciar atención”
5. Cuando termine la atención, haz clic en “Finalizar”

Los pasos se completan en orden y se muestran como una línea de progreso visual. Una vez registrado cada paso, verás la fecha y hora en la línea de tiempo debajo.

¿Qué métricas alimenta?

• Tiempo de espera promedio: se calcula como el tiempo entre Check-in e Iniciar atención
• Ocupación: se calcula a partir de las citas que fueron efectivamente atendidas
• Atendidos vs Agendados: se calcula según las citas que completaron el flujo de atención

¿Qué pasa si no se completa?

Las tarjetas de “Ocupación” y “Tiempo de espera promedio” en el Panel de Resumen mostrarán “Sin datos suficientes”. La métrica de “Atendidos vs Agendados” no será precisa.

Consejo: Asigna la responsabilidad del Check-in a la recepcionista. Que lo marque al momento en que el paciente llega a la clínica. Los pasos de Iniciar atención y Finalizar pueden ser responsabilidad del dentista o su asistente.

3. Estado del pago y datos del cobro

¿Dónde se completa?

Al registrar un pago en un presupuesto del paciente. Al abrir el presupuesto y hacer clic en “Nuevo pago”, verás los campos adicionales debajo de los datos básicos del pago.

¿Qué hacer?

Al registrar cada pago, completa los siguientes campos:

1. “Estado del pago”: selecciona “Liquidado” si el dinero ya fue recibido (efectivo, transferencia acreditada), o “Pendiente” si todavía no se acreditó (ej: tarjeta de crédito en proceso)
2. “Fecha esperada de liquidación”: si seleccionaste Pendiente, indica cuándo esperas que se acredite
3. “Recibido por”: selecciona la persona que recibió el pago
4. “Tipo de comprobante”: selecciona “Factura” o “Recibo” según corresponda

Si la modalidad del pago es “Nota de Crédito”, también verás la opción “Usar saldo a favor” para aplicar un saldo a favor del paciente.

¿Qué métricas alimenta?

• Finanzas (Recepcionado vs Disponible): la distinción entre pagos liquidados y pendientes determina qué aparece en cada modo de la página de Finanzas
• Recaudación en el Panel de Resumen: el desglose entre “Cobro ventas” y “Saldo usado” depende de estos datos

¿Qué pasa si no se completa?

Si no se marca el estado del pago, todos los pagos se consideran liquidados por defecto. Esto significa que el modo “Disponible” en Finanzas mostrará lo mismo que “Recepcionado”, y no podrás distinguir entre dinero disponible y dinero por acreditar.

Consejo: Para pagos en efectivo o transferencia inmediata, marca “Liquidado”. Para pagos con tarjeta, marca “Pendiente” y actualiza a liquidado cuando se acredite.

4. Estado del presupuesto

¿Dónde se completa?

En la página de detalle del presupuesto de un paciente. En la parte superior verás botones para cambiar el estado del presupuesto.

¿Qué hacer?

Gestiona el ciclo de vida de cada presupuesto con los botones disponibles:

1. “Marcar como entregado”: haz clic cuando entregues el presupuesto al paciente (ya sea impreso, por email o en persona)
2. “Marcar como aceptado”: haz clic cuando el paciente acepte el presupuesto y decida iniciar el tratamiento
3. “Marcar como rechazado”: haz clic si el paciente decide no aceptar el presupuesto

Cada acción queda registrada con fecha en la línea de tiempo del presupuesto, mostrando etiquetas como “Entregado”, “Aceptado” o “Rechazado” con la fecha correspondiente.

Adicionalmente, puedes establecer una “Fecha de vencimiento” para el presupuesto antes de que sea aceptado o rechazado. Una vez aceptado o rechazado, la fecha de vencimiento se muestra como información pero ya no se puede editar.

¿Qué métricas alimenta?

• Captura de presupuestos: los contadores de Generados, Entregados, Aceptados y la Tasa de captura en el Panel de Resumen
• Embudo de conversión: la última etapa del embudo (Presupuestos aceptados) depende de estos datos
• Tasa de captura por profesional: en la página de Eficiencia Profesional
• Pacientes morosos: la fecha de vencimiento se usa para calcular la antigüedad de la deuda en el reporte de cuentas por cobrar

¿Qué pasa si no se completa?

Sin estos datos, los contadores de captura de presupuestos mostrarán 0 en entregados y aceptados, la tasa de captura será incorrecta, y el embudo de conversión no reflejará la realidad de tu proceso comercial.

Consejo: Marca el presupuesto como entregado inmediatamente después de presentarlo al paciente. No esperes a que lo acepte para registrar la entrega.

5. Datos del gasto

¿Dónde se completa?

Al registrar un gasto desde Contabilidad > Gastos, los campos adicionales aparecen debajo de los campos básicos (fecha, valor, modalidad, descripción, categoría).

¿Qué hacer?

Al registrar un gasto, completa los siguientes campos:

1. “Tipo de beneficiario”: selecciona “Interno” si es un gasto interno de la clínica, o “Proveedor” si es un pago a un proveedor o laboratorio externo
2. Si seleccionaste “Proveedor”:
   • “Proveedor”: selecciona el proveedor del listado
   • “Tipo de proveedor”: selecciona “Proveedor”, “Laboratorio” u “Otro”
3. “Estado de pago”: selecciona “Pagado” si ya se pagó, o “Pendiente” si todavía no se ha pagado
4. Si seleccionaste “Pendiente”:
   • “Fecha de vencimiento”: indica la fecha límite de pago
5. “Concepto”: agrega un concepto adicional si lo necesitas (opcional)

¿Qué métricas alimenta?

• Cuentas por pagar: el reporte de exportación de cuentas por pagar en Reportes y Exportables se alimenta del tipo de beneficiario, estado de pago y fecha de vencimiento
• Gastos del mes vs Producción: la sección de costos en el Panel de Resumen

¿Qué pasa si no se completa?

El reporte de Cuentas por pagar no tendrá datos para filtrar por estado o tipo de proveedor. No podrás saber cuánto debes a proveedores ni cuáles están próximos a vencer.

Consejo: Si el gasto es un pago a proveedor o laboratorio, siempre marca el tipo de beneficiario como “Proveedor” y selecciona el proveedor correspondiente. Esto te permite tener visibilidad sobre tus cuentas por pagar.

6. Fecha de vencimiento en facturas de proveedores

¿Dónde se completa?

Al registrar una factura de proveedor (retención) desde Contabilidad > Retenciones, encontrarás el campo “Fecha de vencimiento” debajo de la fecha de emisión del sustento.

¿Qué hacer?

Al registrar una factura de proveedor, completa el campo “Fecha de vencimiento” con la fecha límite de pago de esa factura.

¿Qué métrica alimenta?

El reporte de Cuentas por pagar en Reportes y Exportables, que incluye las facturas de proveedores pendientes de pago.

7. Tipo de proveedor en el gestor de clientes

¿Dónde se completa?

Al gestionar los clientes/proveedores desde la ventana de gestión de clientes (accesible desde las facturas de proveedores con el botón “Gestionar”), cada cliente tiene una columna “Tipo”.

¿Qué hacer?

1. Busca el proveedor en la tabla de clientes
2. Haz clic en “Editar”
3. En la columna “Tipo”, selecciona “Proveedor”, “Laboratorio” u “Otro”
4. Haz clic en “Guardar”

¿Qué métrica alimenta?

El filtro “Tipo de proveedor” en la tarjeta de descarga de Cuentas por pagar en Reportes y Exportables. Te permite filtrar las cuentas pendientes por tipo de proveedor.

Checklist para tu equipo

Comparte esta lista con tu equipo para asegurar que los datos se registren correctamente:

En recepción (al llegar un paciente nuevo)

• Completar “¿Cómo nos conoció?” en la historia clínica
• Registrar el Check-in cuando el paciente llegue a la clínica

En recepción (durante la atención)

• Registrar “Iniciar atención” cuando el paciente entre al consultorio
• Registrar “Finalizar” cuando termine la atención

Al registrar un pago

• Seleccionar el “Estado del pago” (Liquidado o Pendiente)
• Indicar “Recibido por” con la persona que cobró
• Seleccionar “Tipo de comprobante” (Factura o Recibo)

Al gestionar presupuestos

• Marcar como entregado al presentar el presupuesto al paciente
• Marcar como aceptado o rechazado según la decisión del paciente
• Establecer la fecha de vencimiento del presupuesto

Al registrar gastos

• Seleccionar “Tipo de beneficiario” (Interno o Proveedor)
• Si es proveedor, seleccionar el proveedor y su tipo
• Seleccionar “Estado de pago” (Pagado o Pendiente)
• Si es pendiente, establecer la fecha de vencimiento

Al registrar facturas de proveedores

• Completar la fecha de vencimiento de la factura

Resumen: qué métrica depende de qué dato

Próximos pasos

• Conoce el Panel de Resumen y verifica qué métricas ya tienen datos
• Explora los Reportes y Exportaciones para descargar datos completos
• Vuelve a la introducción del módulo para conocer todas las secciones