Configuración y uso de Firma Electrónica

La firma electrónica en Odontozen permite emitir documentos con validez legal, garantizando la autenticidad y la autoría de los mismos mediante certificados digitales seguros. Esta funcionalidad está disponible para todos los documentos generados en la plataforma, incluyendo presupuestos, planes de tratamiento, recetas, certificados y consentimientos informados.

Conceptos clave

¿Qué es la firma electrónica?

Es un mecanismo criptográfico que permite firmar documentos digitales con la misma validez legal que una firma manuscrita. Al firmar un documento en Odontozen, se añade un código QR de verificación único que permite a cualquier persona comprobar la autenticidad del documento.

Tipos de firma en Odontozen

En la plataforma manejamos dos elementos complementarios:

  1. Firma manuscrita (Imagen): Es la representación visual de tu firma (tu garabato o rúbrica). Se estampa visiblemente en el documento.
  2. Certificado digital (.p12 o .pfx): Es el archivo de seguridad que valida legalmente la firma. Al usarlo, se genera el código QR de verificación.

Importante: Cada usuario (dentista) tiene su propia firma. Cuando un dentista firma un documento, se utiliza su certificado digital y su imagen de firma personal, no la de la clínica.

Configuración de la firma

La configuración varía según si eres el Administrador de la clínica o un Dentista.

Para Administradores

El administrador gestiona tanto la firma de la clínica como sus firmas personales si también atiende pacientes.

  1. Ve a Configuración > Firma electrónica.
  2. Firma manuscrita: Sube la imagen de la firma o sello de la clínica.
  3. Certificado digital: Tienes dos opciones:
    • Usar certificado de facturación: Si ya configuraste la facturación electrónica, puedes reutilizar ese mismo certificado para firmar documentos.
    • Usar certificado específico: Puedes subir un archivo .p12 o .pfx diferente si lo prefieres.

Para Dentistas

Cada profesional debe configurar su propia firma para que sus documentos salgan con sus credenciales.

  1. Haz clic en tu nombre (menú superior derecho) y selecciona “Configuración”.
  2. Ve a la sección “Firma electrónica”.
  3. Firma manuscrita:
    • Sube una foto clara de tu firma (formato JPG o PNG, fondo blanco o transparente).
    • Ingresa tu Nombre para la firma (cómo quieres que aparezca tu nombre debajo de la firma).
  4. Certificado digital:
    • Sube tu archivo de firma electrónica (.p12 o .pfx).
    • Ingresa la contraseña del certificado.

Si un dentista no configura su firma personal, el sistema podría no permitirle firmar digitalmente ciertos documentos o usaría la configuración genérica de la clínica (dependiendo de los permisos), pero lo ideal es que cada profesional tenga su identidad configurada.

Firmar documentos

Una vez configurada tu firma, podrás usarla en prácticamente cualquier documento que generes en la plataforma.

Dónde se puede firmar

La opción de firma electrónica está disponible al descargar o generar:

  • Planes de tratamiento
  • Presupuestos
  • Recetas médicas
  • Evoluciones (Endodoncia, Ortodoncia, etc.)
  • Consentimientos informados
  • Certificados y recomendaciones
  • Historia clínica y Anamnesis

Cómo firmar

Al momento de hacer clic en “Descargar” o “Generar PDF” en cualquiera de estos módulos, verás un panel con opciones:

  1. Firmar digitalmente: Activa este interruptor (switch).

    • Si está activo, el PDF incluirá tu firma visual y el código QR de validación.
    • Si está inactivo, el PDF solo incluirá la firma visual (imagen) sin validez electrónica legal.

  2. Guardar en Documentos:

    • Si lo activas, una copia del PDF firmado se guardará automáticamente en la carpeta de documentos del paciente.
    • Si no lo activas, el archivo se descargará a tu dispositivo pero no quedará guardado en la plataforma.

  3. Haz clic en “Descargar” para obtener el archivo.

Verificación de documentos

Todos los documentos firmados digitalmente incluyen un bloque de verificación (generalmente al pie de página o cerca de la firma) que contiene:

  • Código QR: Escaneable con cualquier cámara de celular.
  • Leyenda: “Firmado electrónicamente por: [Nombre del Doctor]“.

Al escanear el QR, se abrirá una página de validación en Odontozen que confirma:

  • Que el documento fue emitido por la clínica.
  • Quién lo firmó y cuándo.
  • Que el documento no ha sido alterado desde su emisión.

Preguntas frecuentes

¿Necesito un certificado digital para cada dentista?

Sí, para que la firma tenga validez legal y responsabilidad profesional individual, cada dentista debe subir su propio certificado de firma electrónica.

¿Qué pasa si mi certificado caduca?

El sistema te avisará cuando tu certificado esté próximo a vencer o haya vencido. Deberás renovarlo con tu proveedor de certificación y subir el nuevo archivo en tu panel de configuración. Los documentos firmados anteriormente seguirán siendo válidos.

¿Puedo firmar desde el celular?

Sí. Como la firma se realiza en la nube (en nuestros servidores), puedes generar y firmar documentos desde cualquier dispositivo (celular, tablet o computadora) sin necesidad de tener el archivo de la firma instalado en ese dispositivo específico. Solo necesitas haberlo configurado una vez en tu perfil.

¿Tiene costo adicional firmar documentos?

Sí, necesitas contratar el módulo de Firma Electrónica.

¿Es lo mismo que la facturación electrónica?

Tecnológicamente es similar (usa el mismo tipo de certificado), pero funcionalmente es distinto. La facturación electrónica es para comprobantes fiscales (SRI), mientras que la firma de documentos es para validez legal de actos médicos (consentimientos, recetas, historias clínicas).