Cómo crear plantillas de documentos personalizados

Odontozen te permite crear plantillas personalizadas para tres tipos de documentos: consentimientos informados, certificados médicos y recomendaciones. Puedes personalizar completamente el contenido, el formato y agregar automáticamente los datos del paciente. Los documentos generados incluyen el logo, la información de tu clínica y la firma del profesional.

Tipos de documentos disponibles

Consentimientos informados

Documentos legales donde el paciente autoriza un procedimiento después de ser informado sobre los riesgos y beneficios. Incluyen espacio para la firma del paciente y del profesional.

Ejemplos de uso:

• Consentimiento para cirugía oral
• Consentimiento para ortodoncia
• Autorización para blanqueamiento dental
• Consentimiento para tratamiento periodontal

Certificados médicos

Documentos que certifican la atención médica, diagnósticos o períodos de reposo. Pueden incluir información adicional como diagnóstico CIE-10, período de reposo y datos laborales del paciente.

Ejemplos de uso:

• Certificado de asistencia a consulta
• Certificado de reposo médico
• Certificado de aptitud dental
• Certificado para justificación laboral

Recomendaciones

Documentos con indicaciones y cuidados que el paciente debe seguir después de un tratamiento.

Ejemplos de uso:

• Cuidados post-quirúrgicos
• Indicaciones post-extracción
• Recomendaciones para ortodoncia
• Cuidado de prótesis dentales

Acceder a la configuración de plantillas

Para crear y gestionar tus plantillas de documentos:

1. Haz clic en tu nombre o foto de perfil en la esquina superior derecha

2. Selecciona “Configuración”

3. En el menú lateral, haz clic en “Plantillas de Documentos”

4. Verás tres pestañas para organizar tus plantillas: Consentimientos, Certificados y Recomendaciones

Crear una nueva plantilla

Paso 1: Iniciar la creación

1. Haz clic en el botón “Nueva plantilla” en la esquina superior derecha

2. Se abrirá un panel lateral con el formulario de creación

Paso 2: Seleccionar el tipo de documento

1. En el campo “Tipo de documento”, selecciona una de las tres opciones:

   • Consentimiento informado: Para autorizaciones con firma del paciente
   • Certificado médico: Para certificaciones (incluye campos adicionales al generar)
   • Recomendación: Para indicaciones post-tratamiento

2. El tipo que selecciones determinará en qué pestaña aparecerá la plantilla

Paso 3: Escribir el título

1. En el campo “Título”, escribe un nombre descriptivo

2. Este título aparecerá en el documento generado y en el menú de selección

Ejemplos de títulos según el tipo:

Paso 4: Configurar el estado

Puedes activar o desactivar la plantilla:

• Activo: Aparecerá disponible en el menú de documentos del paciente
• Inactivo: No aparecerá en el menú pero se conservará para uso futuro

Esto es útil si necesitas preparar una plantilla antes de publicarla, o si temporalmente no la necesitas.

Paso 5: Elegir el modo de la plantilla

Ahora puedes elegir entre dos formas de crear tu documento:

• Escribir contenido (Modo Texto): Utiliza un editor de texto completo (similar a Word) para redactar tu documento desde cero.
• Subir PDF propio (Modo PDF): Sube un archivo PDF que ya tengas diseñado y coloca las etiquetas de datos sobre él.

Opción A: Modo Texto (Escribir contenido)

El editor de texto te permite formatear tu documento con herramientas como:

• Negrita, Cursiva, Subrayado
• Alineación y Listas
• Enlaces

Insertar datos automáticos:

1. Coloca el cursor donde quieras insertar el dato.
2. Haz clic en el botón correspondiente de la sección “Datos del paciente”, “Fecha y hora” o “Datos de la clínica”.
3. Se insertará una etiqueta como {{nombre}} que se reemplazará automáticamente al generar el documento.

Opción B: Modo PDF (Subir PDF propio)

Esta opción es ideal si ya tienes tus documentos diseñados con tu imagen corporativa en PDF.

1. Selecciona la opción “Subir PDF propio”.
2. Haz clic o arrastra tu archivo PDF al área de carga.
3. Una vez cargado, verás una vista previa de tu documento.
4. En el panel de arriba, verás las etiquetas disponibles. Haz clic en una etiqueta para agregarla al documento.
5. Arrastra la etiqueta sobre el PDF para colocarla en la posición exacta donde quieres que aparezca el dato.
6. Puedes cambiar el tamaño de letra seleccionando la etiqueta y usando los controles.
7. Para la Firma, agrega la etiqueta especial de firma y redimensiónala para ajustar el área donde se colocará la firma digital (código QR) o la firma manuscrita.

Nota: En el modo PDF, tú eres responsable del diseño base del documento. Odontozen simplemente “escribirá” los datos encima del PDF en las posiciones que indiques.

Paso 6: Guardar la plantilla

1. Revisa que todo el contenido esté correcto

2. Haz clic en el botón “Crear plantilla”

3. Recibirás una confirmación de que se creó correctamente

4. La plantilla aparecerá en la pestaña correspondiente a su tipo

Etiquetas disponibles

Datos del paciente

Fecha y hora

Datos de la clínica

Etiquetas especiales para certificados

Estas etiquetas solo están disponibles para plantillas de tipo Certificado y se completan al momento de generar el documento:

Etiquetas especiales para consentimientos

Estas etiquetas solo están disponibles para plantillas de tipo Consentimiento. Los datos del representante legal se toman automáticamente de la ficha del paciente si están registrados. Los demás campos se completan al momento de generar el documento.

Datos del representante legal:

Detalles del procedimiento:

Nota: Si el paciente tiene datos del representante legal registrados en su ficha, estos se completarán automáticamente al generar el consentimiento. Podrás modificarlos si es necesario antes de generar el documento.

Editar una plantilla existente

Para modificar una plantilla que ya creaste:

1. Ve a Configuración > Plantillas de Documentos

2. Selecciona la pestaña del tipo de documento (Consentimientos, Certificados o Recomendaciones)

3. En la lista, localiza la plantilla que deseas editar

4. Haz clic en el botón “Editar” (ícono de lápiz)

5. Realiza los cambios necesarios. Ten en cuenta que si cambias de Modo Texto a Modo PDF (o viceversa), podrías perder el contenido previo.

6. Haz clic en “Guardar cambios”

Eliminar una plantilla

Si ya no necesitas una plantilla:

1. En la lista de plantillas, localiza la que deseas eliminar

2. Haz clic en el botón “Eliminar” (ícono de papelera)

3. Confirma la eliminación

Las plantillas eliminadas no se pueden recuperar. Si solo necesitas ocultarla temporalmente, considera desactivarla en lugar de eliminarla.

Generar documentos para pacientes

Acceder al generador de documentos

Una vez creadas tus plantillas personalizadas:

1. Abre la ficha de un paciente

2. Haz clic en el botón “Nuevo documento”

3. Se abrirá un panel con todas las plantillas disponibles organizadas por tipo

Seleccionar una plantilla

En el panel verás tres secciones:

• Consentimientos: Tus plantillas personalizadas o los consentimientos predeterminados si no has creado ninguno
• Certificados: Tus plantillas de certificados (vacío si no has creado ninguno)
• Recomendaciones: Tus plantillas de recomendaciones (vacío si no has creado ninguno)

Haz clic en la plantilla que deseas generar.

Completar información adicional (certificados y consentimientos)

Dependiendo del tipo de plantilla seleccionada, puede aparecer un formulario para completar información específica.

Para certificados

Si seleccionas un certificado, aparecerá un formulario con las siguientes secciones:

Información de la cita:

• Fecha de la cita (requerido)
• Hora de la cita (requerido)
• Motivo de consulta
• Tratamiento realizado

Diagnóstico médico:

• Diagnóstico
• Código CIE-10 (con buscador automático)
• Descripción clínica

Período de reposo:

• Fecha de inicio del reposo
• Fecha de fin del reposo
• Días de reposo (se calcula automáticamente si ingresas las fechas)

Información adicional:

• Empresa donde labora el paciente
• Cargo o puesto
• Notas adicionales

Si el paciente tiene un código CIE-10 guardado en su ficha, se completará automáticamente.

Para consentimientos con campos especiales

Si seleccionas un consentimiento que utiliza etiquetas especiales, aparecerá un formulario. El sistema muestra solo las secciones que la plantilla necesita:

Sección “Representante legal” (solo si la plantilla usa etiquetas como {{representante_nombre}}, {{representante_cedula}}, etc.):

• Nombre completo
• Cédula/Documento
• Dirección
• Ciudad
• Teléfono
• Email
• Parentesco (madre, padre, tutor, etc.)

Si el paciente tiene datos del representante legal en su ficha, estos campos se completarán automáticamente. Puedes modificarlos si es necesario.

Sección “Detalles del procedimiento” (solo si la plantilla usa etiquetas como {{procedimiento}}, {{descripcion_tratamiento}}, etc.):

• Descripción del tratamiento
• Pieza dental
• Duración estimada
• Procedimiento

Por ejemplo:

• Un consentimiento para menores que usa {{representante_nombre}} mostrará la sección de representante legal.
• Un consentimiento para adultos que solo usa {{procedimiento}} mostrará únicamente la sección de detalles del procedimiento.
• Un consentimiento que usa ambos tipos de etiquetas mostrará ambas secciones.

Completa los campos necesarios y haz clic en “Continuar”.

Elegir opciones de generación

Antes de generar el documento, puedes elegir:

Firmar digitalmente:

• Si activas esta opción, el documento incluirá un código QR y firma electrónica válida.
• Requiere tener configurada la firma electrónica (ver guía de Firma Electrónica).

Guardar en Documentos:

• Si activas esta opción, el documento se guardará automáticamente en la ficha del paciente.
• Si no la activas, solo se descargará a tu dispositivo.

Selecciona tu preferencia y haz clic en “Generar documento”.

El documento generado incluye

El PDF final contiene:

• Encabezado: Logo y datos de la clínica (dirección, teléfono, email)
• Título: El nombre de la plantilla
• Información del paciente: Nombre y cédula en un recuadro destacado
• Contenido: Tu texto con los datos reemplazados
• Fecha: La fecha de generación
• Sección de firmas:
  • Para consentimientos: Firma del paciente y firma del profesional
  • Para certificados y recomendaciones: Solo firma del profesional
• Número de registro: El número de registro profesional de la clínica (si está configurado)

Estructuras recomendadas

Para consentimientos

1. Introducción: Explica el propósito del documento
2. Descripción del procedimiento: Detalla en qué consiste el tratamiento
3. Riesgos y complicaciones: Lista las posibles complicaciones
4. Beneficios esperados: Describe los resultados esperados
5. Alternativas: Menciona otras opciones de tratamiento
6. Cláusula de consentimiento: Declaración de aceptación

Ejemplo de consentimiento para adultos:

Yo, {{nombre}}, con cédula de identidad {{cedula}}, de {{edad}} años de edad, 
domiciliado(a) en {{direccion}}, declaro que he sido informado(a) de manera 
clara y comprensible sobre el procedimiento de {{procedimiento}} que se me 
va a realizar.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
{{descripcion_tratamiento}}

Pieza(s) dental(es): {{pieza_dental}}
Duración estimada: {{duracion_tratamiento}}

RIESGOS POSIBLES:
• Sangrado
• Infección
• Dolor post-operatorio
• Inflamación

DECLARO:
Que he comprendido la información proporcionada y autorizo al profesional a realizar 
el procedimiento descrito.

Lugar y fecha: {{clinica}}, {{fecha_actual}}

Ejemplo de consentimiento para menores de edad:

CONSENTIMIENTO INFORMADO PARA MENORES DE EDAD

Yo, {{representante_nombre}}, con cédula de identidad {{representante_cedula}}, 
domiciliado(a) en {{representante_direccion}}, {{representante_ciudad}}, 
en calidad de {{representante_parentesco}} del menor {{nombre}}, 
con cédula {{cedula}}, de {{edad}} años de edad.

DECLARO que he sido informado(a) por el Dr./Dra. {{doctor}} sobre el procedimiento 
de {{procedimiento}} que se le realizará al menor.

DESCRIPCIÓN DEL TRATAMIENTO:
{{descripcion_tratamiento}}

Pieza(s) dental(es): {{pieza_dental}}
Duración estimada del tratamiento: {{duracion_tratamiento}}

Otorgo mi consentimiento para que se realice el tratamiento descrito.

Lugar y fecha: {{clinica}}, {{fecha_actual}}

Para certificados

Ejemplo de certificado de asistencia:

CERTIFICADO MÉDICO

Certifico que el/la paciente {{nombre}}, con cédula de identidad {{cedula}}, 
fue atendido(a) en esta consulta el día {{fecha_cita}} a las {{hora_cita}}.

Motivo de consulta: {{motivo_consulta}}
Diagnóstico: {{diagnostico}} ({{cie10}})
Tratamiento realizado: {{tratamiento_realizado}}

{{descripcion}}

Se expide el presente certificado a solicitud del interesado para los fines 
que estime conveniente.

Ejemplo de certificado de reposo:

CERTIFICADO DE REPOSO MÉDICO

Certifico que el/la paciente {{nombre}}, con cédula {{cedula}}, quien labora 
en {{empresa}} como {{cargo}}, fue atendido(a) en esta consulta.

Diagnóstico: {{diagnostico}} ({{cie10}})

{{descripcion}}

Por lo anterior, se indica reposo médico por {{dias_reposo}} día(s), desde 
el {{fecha_inicio_reposo}} hasta el {{fecha_fin_reposo}}.

{{notas}}

Para recomendaciones

Ejemplo de cuidados post-extracción:

RECOMENDACIONES POST-EXTRACCIÓN

Estimado(a) {{nombre}},

A continuación encontrará las indicaciones que debe seguir después de su 
extracción dental realizada el día {{fecha_actual}}:

PRIMERAS 24 HORAS:
• Morder la gasa por 30-45 minutos
• No escupir ni enjuagarse la boca
• Aplicar hielo en la zona (15 min sí, 15 min no)
• No consumir alimentos calientes

ALIMENTACIÓN:
• Dieta blanda y fría las primeras 24 horas
• Evitar alimentos con semillas o muy condimentados
• No usar pajilla para beber

HIGIENE:
• No cepillar la zona de la extracción por 24 horas
• Después, cepillar suavemente
• Realizar enjuagues suaves con agua tibia y sal

Si presenta sangrado excesivo, dolor intenso o fiebre, comuníquese 
inmediatamente con la clínica.

Consejos para redactar buenas plantillas

Usa lenguaje claro

• Evita términos técnicos innecesarios
• Explica los procedimientos de forma comprensible
• Si usas términos médicos, inclúyelos con explicación simple

Sé específico

• Describe exactamente qué procedimiento se realizará
• Lista los riesgos específicos, no genéricos
• Menciona las complicaciones más frecuentes

Mantén un formato legible

• Usa negritas para resaltar puntos importantes
• Organiza la información con listas cuando sea apropiado
• Deja espacios entre secciones para facilitar la lectura

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa con los consentimientos predeterminados?

Los consentimientos predeterminados del sistema siguen disponibles mientras no crees consentimientos personalizados. Una vez que crees al menos un consentimiento personalizado activo, solo aparecerán tus plantillas.

Para certificados y recomendaciones no existen plantillas predeterminadas, por lo que verás un mensaje indicando que no hay plantillas configuradas hasta que crees las tuyas.

¿Puedo tener varias plantillas del mismo tipo?

Sí, puedes crear tantas plantillas como necesites de cada tipo. Todas las que estén en estado “Activo” aparecerán en el menú de documentos del paciente.

¿Se actualiza el PDF si edito una plantilla?

Sí. Cada vez que generas un PDF, se usa la versión actual de la plantilla. Los cambios que hagas se reflejarán en los próximos documentos generados, pero no afectan PDFs ya descargados o guardados.

¿Qué pasa si el paciente no tiene algún dato?

Si el paciente no tiene registrado algún dato (por ejemplo, dirección), la etiqueta simplemente quedará vacía en el documento generado. Es recomendable asegurarse de que la ficha del paciente esté completa antes de generar el documento.

¿Puedo copiar texto desde Word?

Sí, puedes copiar y pegar texto desde Word u otros procesadores de texto en el modo Texto. El sistema limpiará automáticamente el formato innecesario para mantener el documento consistente.

¿Quién puede crear y editar plantillas?

Solo los usuarios con rol de Administrador o Manager (o con el permiso de Gestionar Plantillas de Documentos) pueden acceder a la configuración de plantillas. Los demás roles pueden usar las plantillas para generar PDFs pero no pueden crearlas ni editarlas.

¿Por qué los certificados piden más información?

Los certificados médicos suelen requerir datos específicos como fechas de cita, diagnósticos, códigos CIE-10 y períodos de reposo. Esta información varía en cada generación, por eso se solicita al momento de crear el documento en lugar de estar fija en la plantilla.

¿Por qué algunos consentimientos piden información adicional?

Si tu plantilla de consentimiento utiliza etiquetas especiales como datos del representante legal o detalles del procedimiento, el sistema mostrará un formulario para completar esa información. Los datos del representante legal se pre-llenan automáticamente si el paciente los tiene registrados en su ficha.

¿Cómo registro los datos del representante legal de un paciente?

En la ficha del paciente, activa la opción “Tiene representante legal” y completa los datos del representante. Estos datos se usarán automáticamente al generar consentimientos para ese paciente.

¿Dónde se guardan los documentos generados?

Si eliges “Guardar en Documentos”, el PDF se guarda automáticamente en una carpeta dentro de los documentos del paciente:

• Consentimientos → carpeta “Consentimientos”
• Certificados → carpeta “Certificados”
• Recomendaciones → carpeta “Recomendaciones”

Estas carpetas se crean automáticamente la primera vez que guardas un documento de cada tipo.

¿Por qué los certificados y recomendaciones no tienen firma del paciente?

Por su naturaleza, los certificados médicos y las recomendaciones son documentos emitidos por el profesional de salud. Solo los consentimientos informados, que requieren la autorización explícita del paciente, incluyen espacio para su firma.

Próximos pasos

Ahora que sabes cómo crear plantillas de documentos:

1. Identifica los documentos que más usas en tu clínica
2. Crea plantillas para cada tipo de documento importante
3. Asegúrate de que el contenido cumpla con los requisitos legales de tu jurisdicción
4. Prueba la generación de PDFs con diferentes pacientes para verificar que todo funciona correctamente
5. Configura el número de registro profesional de tu clínica para que aparezca en los documentos