Permisos del módulo de alertas

El acceso al módulo de alertas se controla mediante permisos específicos. Esta guía te explica quién puede usar las alertas, cómo otorgar permisos y las mejores prácticas para gestionar el acceso en tu clínica.

Visión general de permisos

El módulo de alertas utiliza un sistema de permisos que determina quién puede crear, ver y completar alertas en tu clínica.

Permiso requerido

Para acceder al módulo de alertas necesitas:

Permiso “Ver Alertas”:

• Nombre técnico en el sistema: alerts
• Nombre visible para usuarios: Ver Alertas
• Control total sobre el módulo de alertas
• Incluye crear, ver y completar alertas

O acceso durante trial:

• Durante el período de prueba, todos los usuarios tienen acceso temporal
• Permite evaluar la funcionalidad antes de suscribirse
• Se mantiene después del trial solo si se otorga el permiso explícitamente

El nombre del permiso en la configuración puede aparecer como “alerts” en inglés, pero representa el permiso de “Ver Alertas” en español.

Tipos de acceso

Con permiso Ver Alertas:

• Acceso completo y permanente
• Funciona durante y después del trial
• Requiere configuración del administrador

Con trial activo:

• Acceso temporal mientras dure el trial
• Disponible automáticamente para todos
• Se pierde al terminar trial si no se otorga permiso

Sin permiso ni trial:

• Sin acceso al módulo
• Ícono de campana no visible
• No puede crear ni ver alertas

Quién debería tener acceso a las alertas

No todos los roles necesitan acceso a las alertas. Aquí te ayudamos a decidir.

Roles que SÍ deberían tener acceso

Dentistas y profesionales clínicos:

✅ Deberían tener acceso

Por qué:

• Crean seguimientos de sus propios tratamientos
• Necesitan recordar evaluaciones post-operatorias
• Gestionan citas de control
• Son responsables de la atención continua del paciente

Uso típico:

• Crear alertas al terminar procedimientos
• Revisar alertas de sus pacientes
• Marcar como completadas después de contactar pacientes

Administradores de clínica:

✅ Deberían tener acceso

Por qué:

• Supervisión general de tareas pendientes
• Pueden cubrir a otros profesionales
• Gestión global de la clínica
• Responsabilidad sobre la calidad de atención

Uso típico:

• Revisar que todas las alertas se atiendan
• Completar alertas cuando otros están ocupados
• Supervisar workflow del equipo

Coordinadores de tratamiento:

✅ Deberían tener acceso

Por qué:

• Coordinan seguimientos de pacientes
• Programan citas de control
• Gestionan relación con pacientes
• Punto de contacto para llamadas

Uso típico:

• Ver alertas para programar citas
• Contactar pacientes según alertas
• Marcar alertas de coordinación completadas

Gerentes o managers:

✅ Deberían tener acceso

Por qué:

• Visibilidad de operaciones clínicas
• Supervisión de calidad de servicio
• Pueden identificar problemas de workflow

Uso típico:

• Revisar alertas pendientes (sin necesariamente completarlas)
• Asegurarse de que el equipo está al día
• Intervenir en casos urgentes

Roles que PUEDEN tener acceso

Recepcionistas:

⚠️ Depende del workflow de tu clínica

Tendrían acceso si:

• Son responsables de llamar a pacientes para seguimientos
• Programan citas de control basadas en alertas
• Coordinan entrega de trabajos de laboratorio
• Tienen rol activo en seguimiento de pacientes

NO tendrían acceso si:

• Solo manejan agenda y recepción básica
• No realizan seguimientos clínicos
• No contactan pacientes para controles
• Su rol es puramente administrativo inicial

Asistentes dentales:

⚠️ Depende de sus responsabilidades

Tendrían acceso si:

• Realizan llamadas de seguimiento
• Coordinan citas de control
• Tienen contacto directo con pacientes para seguimientos
• Apoyan en gestión de tareas clínicas

NO tendrían acceso si:

• Solo asisten durante procedimientos
• No tienen responsabilidad de seguimientos
• No contactan pacientes independientemente
• Trabajo limitado a sala de operaciones

Higienistas dentales:

⚠️ Generalmente SÍ deberían tener acceso

Por qué:

• Realizan tratamientos independientes
• Necesitan hacer seguimiento de profilaxis
• Gestionan sus propios pacientes de higiene
• Controles periódicos son parte de su trabajo

Roles que NO deberían tener acceso

Personal de limpieza:

❌ No necesitan acceso

Por qué:

• No tienen responsabilidades clínicas
• No contactan pacientes
• No participan en seguimientos

Personal temporal o externo:

❌ No deberían tener acceso

Por qué:

• Acceso limitado temporalmente
• No tienen responsabilidad continua
• Información sensible de pacientes

Practicantes o estudiantes:

❌ Generalmente no

Excepción:

• Si están supervisados directamente
• Por períodos cortos y controlados
• Solo si es parte de su entrenamiento

La regla general: otorga acceso solo a quienes necesitan gestionar seguimientos de pacientes activamente.

Qué pueden hacer con el permiso

Los usuarios con permiso Ver Alertas tienen acceso completo al módulo.

Funcionalidades disponibles

Ver el ícono de campana:

• Aparece en la barra superior
• Siempre visible en todas las páginas
• Muestra contador de alertas pendientes
• Acceso rápido al panel

Abrir el panel de alertas:

• Clic en campana abre el drawer
• Ve todas las alertas pendientes de la clínica
• Información completa de cada alerta
• Actualización en tiempo real

Ver alertas pendientes:

• Lista completa de alertas no completadas
• Ordenadas por fecha de vencimiento
• Incluye todas las alertas de todos los profesionales
• No hay filtro por “mis alertas”

Crear alertas en el diario clínico:

• Botón “Añadir alerta” visible al escribir notas
• Pueden configurar fecha de vencimiento
• Pueden establecer días antes de notificación
• Vinculan alertas a notas específicas

Completar alertas:

• Botón “Marcar como hecho” visible
• Pueden completar cualquier alerta (propia o de otros)
• Eliminan alertas del panel
• Actualizan contador automáticamente

Acceder a fichas de pacientes desde alertas:

• Clic en nombre del paciente funciona
• Navegación directa a la ficha completa
• Contexto completo para tomar acción

El permiso da acceso total. No hay niveles intermedios como “solo ver” o “solo crear”.

Ver todas las alertas de la clínica

Importante: Las alertas NO son personales.

Qué significa esto:

• Todos con permiso ven TODAS las alertas
• No hay “alertas mías” vs “alertas de otros”
• No hay filtro por dentista o creador
• Sistema completamente colaborativo

Implicaciones:

• Cualquiera puede completar cualquier alerta
• Visibilidad total de tareas pendientes
• Requiere coordinación de equipo
• Responsabilidad compartida

Beneficios:

• Mejor cobertura (alguien siempre puede atender)
• No se pierden tareas si alguien falta
• Trabajo en equipo facilitado
• Supervisión transparente

Qué NO pueden hacer sin el permiso

Los usuarios sin el permiso Ver Alertas tienen restricciones completas.

Funcionalidades bloqueadas

No ven el ícono de campana:

• El ícono simplemente no aparece en la barra superior
• No hay indicador visual del módulo
• No pueden saber si hay alertas pendientes

No pueden abrir el panel de alertas:

• Sin ícono, no hay forma de acceder
• No ven ninguna alerta pendiente
• Sin información de tareas de seguimiento

No pueden crear alertas:

• El botón “Añadir alerta” no aparece al escribir notas en el diario clínico
• Pueden escribir notas normalmente
• Pero no pueden añadir recordatorios

No pueden completar alertas:

• Aunque quisieran, no tienen acceso
• No pueden marcar alertas como hechas
• No participan en el workflow de alertas

No reciben notificaciones:

• El contador no se actualiza (no lo ven)
• No saben cuándo hay alertas nuevas
• Completamente fuera del sistema

Sin el permiso, el módulo de alertas es completamente invisible para el usuario.

Acceso durante el período de prueba (trial)

Durante el trial, las reglas de permisos funcionan diferente.

Qué es el período de prueba

Trial de Odontozen:

• Período inicial al crear la cuenta
• Generalmente 15 días
• Acceso a todas las funcionalidades
• Permite evaluar el sistema completo

Propósito:

• Conocer todas las características
• Decidir qué módulos usar
• Evaluar si Odontozen es adecuado
• Probar antes de comprometerse

Acceso automático durante trial

Todos los usuarios tienen acceso a alertas:

• No importa su rol
• No requiere configuración
• Automático desde el día 1
• Incluye todas las funcionalidades

Indicador de trial:

• Sistema marca usuarios con “trial” activo
• Permiso temporal equivalente a Ver Alertas
• Se verifica automáticamente

Beneficios del acceso universal:

• Todo el equipo puede probar
• Decisión informada sobre utilidad
• Todos aprenden el sistema
• Evaluación completa

Qué pasa al terminar el trial

Dos escenarios:

Escenario 1: Usuario tiene permiso Ver Alertas otorgado

• Conserva el acceso completo
• Módulo sigue funcionando igual
• Sin interrupciones

Escenario 2: Usuario NO tiene permiso Ver Alertas

• Pierde acceso al módulo
• Ícono de campana desaparece
• No puede crear ni ver alertas
• Necesitará que se le otorgue el permiso

Recomendación:

Antes de que termine el trial:

1. Identifica quiénes usan realmente las alertas
2. Otórgales el permiso Ver Alertas explícitamente
3. Revoca acceso a quienes no lo necesitan
4. Asegúrate de la continuidad del servicio

El trial es temporal. Los permisos son permanentes. Configura correctamente antes de que termine.

Cómo otorgar o revocar permisos

Solo los administradores pueden gestionar permisos de usuarios.

Acceder a la configuración de usuarios

1. Haz clic en “Mi cuenta” en el menú superior

2. Selecciona “Configuración”

3. Haz clic en “Usuarios y Dentistas”

4. Verás la lista de usuarios de tu clínica

Necesitas ser administrador de la clínica para acceder a esta sección.

Otorgar el permiso Ver Alertas

Para dar acceso a un usuario:

1. Localiza el usuario en la lista

2. Haz clic en “Editar” junto a su nombre

3. Se abrirá un panel lateral con la información del usuario

4. Busca la sección de permisos (generalmente una lista de checkboxes)

5. Localiza “Ver Alertas” o “alerts”

6. Marca el checkbox para activar el permiso

7. Haz clic en “Guardar” al final del panel

8. Confirmación: El usuario ahora tiene acceso

Efecto inmediato:

• El cambio aplica inmediatamente
• El usuario verá el ícono de campana en su próxima recarga de página
• Si ya está usando Odontozen, debe recargar (F5)

Revocar el permiso Ver Alertas

Para quitar acceso a un usuario:

1. Edita el usuario (mismos pasos anteriores)

2. Desmarca el checkbox de “Ver Alertas”

3. Guarda los cambios

Efecto inmediato:

• El usuario pierde acceso al módulo
• El ícono de campana desaparece
• No puede crear ni ver alertas
• Alertas que creó siguen visibles para otros

Importante:

• Las alertas creadas por ese usuario NO se eliminan
• Siguen apareciendo para otros usuarios con permiso
• Solo se elimina el acceso, no el historial

Verificar permisos actuales

Para ver qué usuarios tienen acceso:

1. En la lista de usuarios

2. Busca una columna de “Permisos” o similar

3. Verás los permisos activos de cada usuario

4. Identifica quién tiene “Ver Alertas”

Revisa periódicamente los permisos para asegurar que solo quienes necesitan acceso lo tienen.

Recomendaciones por rol

Aquí te damos guías específicas según el rol en tu clínica.

Administrador

Acceso: ✅ Siempre

Razón:

• Supervisión general
• Cobertura cuando otros faltan
• Gestión de la clínica

Responsabilidades:

• Revisar alertas diariamente
• Asegurarse de que se completen
• Identificar cuellos de botella
• Apoyar en tareas urgentes

Dentista

Acceso: ✅ Siempre

Razón:

• Responsable de seguimientos de sus pacientes
• Necesita recordatorios de evaluaciones
• Calidad de atención

Responsabilidades:

• Crear alertas para sus tratamientos
• Completar alertas de sus pacientes
• Revisar evoluciones según alertas

Manager / Gerente

Acceso: ✅ Recomendado

Razón:

• Supervisión de operaciones
• Calidad de servicio
• Visibilidad de workflow

Responsabilidades:

• Monitorear que las alertas se atiendan
• No necesariamente completarlas personalmente
• Identificar problemas de proceso

Coordinador de Tratamiento

Acceso: ✅ Recomendado

Razón:

• Coordina seguimientos
• Contacto con pacientes
• Programación de citas

Responsabilidades:

• Ver alertas para programar citas
• Contactar pacientes según alertas
• Completar alertas de coordinación

Recepcionista

Acceso: ⚠️ Depende

Dar acceso si:

• Responsable de llamadas de seguimiento
• Programa citas de control
• Contacta pacientes proactivamente

NO dar acceso si:

• Solo atiende llamadas entrantes
• No hace seguimientos proactivos
• Rol limitado a recepción básica

Responsabilidades (si tiene acceso):

• Llamar pacientes según alertas
• Programar citas de seguimiento
• Completar alertas de coordinación

Asistente Dental

Acceso: ⚠️ Depende

Dar acceso si:

• Realiza seguimientos de pacientes
• Contacta pacientes para controles
• Tiene autonomía para coordinaciones

NO dar acceso si:

• Solo asiste en sala de operaciones
• No contacta pacientes
• Sin responsabilidad de seguimiento

Responsabilidades (si tiene acceso):

• Apoyar en seguimientos
• Completar alertas asignadas
• Crear alertas si apropiado

Higienista Dental

Acceso: ✅ Generalmente sí

Razón:

• Realiza tratamientos independientes
• Necesita seguimiento de profilaxis
• Controles periódicos

Responsabilidades:

• Crear alertas para sus tratamientos de higiene
• Seguimiento de pacientes periodontal
• Recordatorios de citas de higiene

Consideraciones multi-clínica

Si tu usuario tiene acceso a múltiples clínicas:

Alcance del permiso

Permisos por clínica:

• Los permisos se configuran por clínica
• Puedes tener el permiso en una clínica y no en otra
• Debes configurar independientemente

Alertas por clínica:

• Las alertas son específicas de cada clínica
• Al cambiar de clínica, ves alertas diferentes
• El contador muestra solo alertas de la clínica actual

Cambio de clínica

Al cambiar de clínica activa:

1. El contador de alertas se actualiza

2. Muestra alertas de la nueva clínica

3. Si no tienes permiso en la nueva clínica:

   • El ícono desaparece
   • No ves alertas
   • Aunque tengas permiso en otras clínicas

Gestión:

• Configura permisos en cada clínica por separado
• El administrador de cada clínica decide
• Permiso independiente por ubicación

Privacidad y seguridad

El sistema de alertas maneja información sensible de pacientes.

Qué información se expone

Información visible en alertas:

• Nombre completo del paciente
• Razón de la alerta (que puede incluir detalles clínicos)
• Fecha de vencimiento
• Enlace a la ficha completa del paciente

Consideraciones:

• Todos con permiso ven todos los nombres
• Las razones pueden ser sensibles
• Acceso implica ver información de todos los pacientes

Responsabilidad del administrador

Al otorgar el permiso:

• Considera la confidencialidad
• Otorga solo a personal de confianza
• Personal que necesita realmente acceder
• Con comprensión de privacidad médica

Buenas prácticas:

• Capacita sobre confidencialidad
• Establece políticas claras
• Monitorea uso apropiado
• Revoca acceso si hay abuso

Cumplimiento legal

Según tu jurisdicción:

• Puede haber regulaciones sobre quién accede a información médica
• Documenta quiénes tienen acceso
• Justifica la necesidad del acceso
• Mantén registro de cambios de permisos

Consulta con asesores legales sobre cumplimiento en tu país respecto a acceso a información médica.

Escenarios comunes de permisos

Incorporación de nuevo empleado

Situación: Contratas un nuevo dentista.

Proceso:

1. Creas su usuario en Odontozen

2. Asignas rol de Dentista

3. Otorgas permiso Ver Alertas inmediatamente

4. Lo capacitas en cómo usar alertas

5. Supervisa su uso inicial

Cambio de rol

Situación: Una recepcionista es promovida a coordinadora de tratamiento.

Proceso:

1. Editas su usuario

2. Cambias su rol (si aplica)

3. Otorgas permiso Ver Alertas (si no lo tenía)

4. La capacitas en nuevas responsabilidades

5. Explicas cómo gestionar alertas

Empleado temporal

Situación: Contratas un dentista temporal por 2 meses.

Opciones:

Opción A: Dar acceso completo

• Otorgas Ver Alertas
• Puede crear y gestionar alertas
• Revocas al terminar contrato

Opción B: No dar acceso

• No otorgas permiso
• Otro profesional gestiona sus seguimientos
• Menos autonomía pero más control

Recomendación: Depende de la duración y responsabilidades.

Remoción de acceso

Situación: Un empleado deja la clínica.

Proceso:

1. Antes de que se vaya, identifica sus alertas pendientes

2. Reasigna o completa alertas críticas

3. Revoca permiso Ver Alertas

4. Opcionalmente, desactiva el usuario completo

5. Documenta la transferencia de responsabilidades

Las alertas creadas por ese usuario permanecen para continuidad del cuidado.

Solución de problemas de permisos

”No veo el ícono de campana”

Problema: Usuario no ve el ícono de alertas.

Causas posibles:

1. No tiene permiso Ver Alertas
2. Trial terminó y no se otorgó permiso
3. Error de caché del navegador

Solución:

1. Verifica permisos en Configuración > Usuarios y Dentistas
2. Otorga el permiso si falta
3. Pide al usuario que recargue (F5) o cierre sesión y vuelva a entrar
4. Si persiste, limpia caché del navegador

”Tengo permiso pero no veo alertas”

Problema: Usuario tiene permiso pero el panel está vacío.

Causas posibles:

1. Realmente no hay alertas pendientes
2. Todas las alertas son futuras (aún no llegó su fecha)
3. Problema de sincronización

Solución:

1. Verifica si otros usuarios ven alertas
2. Revisa el diario clínico para ver si existen alertas creadas
3. Confirma fechas de las alertas creadas
4. Recarga la página

”No puedo añadir alertas en el diario clínico”

Problema: Botón “Añadir alerta” no aparece.

Causas posibles:

1. No tiene permiso Ver Alertas
2. Caché del navegador
3. Escribió la nota pero no ve el botón

Solución:

1. Confirma permiso Ver Alertas activo
2. Recarga la página
3. Cierra sesión y vuelve a entrar
4. Prueba desde otro navegador

”El contador muestra 0 pero hay alertas”

Problema: Discrepancia entre contador y realidad.

Causas posibles:

1. Las alertas fueron completadas recientemente
2. No tienes permiso (en clínica actual en multi-sucursal)
3. Error de sincronización

Solución:

1. Abre el panel para verificar
2. Recarga la página
3. Verifica que estés en la clínica correcta
4. Contacta soporte si persiste

Mejores prácticas de gestión de permisos

Otorga solo a quienes necesitan:

• Evita dar acceso universal
• Considera realmente el rol y responsabilidades
• Más acceso no siempre es mejor

Revisa permisos periódicamente:

• Cada 3-6 meses revisa la lista
• Verifica que los permisos sigan siendo apropiados
• Ajusta según cambios de rol

Capacita a nuevos usuarios:

• No asumas que saben usar las alertas
• Explica el propósito y workflow
• Demuestra cómo crear y gestionar

Documenta tu política:

• Escribe quién debe tener acceso y por qué
• Comparte con el equipo
• Facilita decisiones futuras

Comunica los cambios:

• Si otorgas o revocas acceso, comunica al usuario
• Explica el motivo si es relevante
• Evita sorpresas

Monitorea el uso:

• Ocasionalmente revisa que se usen apropiadamente
• Identifica si alguien no usa las alertas (quizá no las necesita)
• Detecta uso inadecuado o abuso

Próximos pasos

Ahora que entiendes los permisos del módulo de alertas, aprende cómo usar las alertas efectivamente. Lee la introducción al módulo de alertas.

Si ya tienes el permiso, aprende a crear tus primeras alertas. Lee aquí cómo crear alertas en el diario clínico.

Para gestionar las alertas pendientes de forma eficiente, consulta la guía de gestión de alertas.