Cómo gestionar alertas pendientes

Gestionar tus alertas pendientes es fundamental para mantener un seguimiento efectivo de tus pacientes. Esta guía te explica cómo acceder, revisar y completar tus alertas de forma eficiente.

Acceder al panel de alertas

El panel de alertas es tu centro de control para todas las tareas pendientes relacionadas con tus pacientes.

Ubicación del ícono de campana

El ícono de campana se encuentra en la barra de navegación superior de Odontozen:

  1. Esquina superior derecha: Al lado de tu nombre de usuario

  2. Visible en todas las páginas: Siempre disponible mientras navegas

  3. Ícono reconocible: Forma de campana o bell

El ícono solo aparece si tienes el permiso Ver Alertas o estás en período de prueba.

El contador de alertas

Junto al ícono de campana verás un número (badge) que indica:

Qué significa el número:

  • Cantidad total de alertas pendientes en tu clínica
  • Incluye todas las alertas cuya fecha de notificación ya llegó
  • No incluye alertas futuras que aún no han llegado a su fecha
  • Se actualiza en tiempo real automáticamente

Estados del contador:

  • Sin badge (vacío): No hay alertas pendientes
  • Número pequeño (1-5): Pocas alertas, situación manejable
  • Número alto (10+): Muchas alertas acumuladas, requiere atención

El contador se actualiza automáticamente sin necesidad de recargar la página. Si un colega completa una alerta, el número disminuye al instante.

Abrir el panel de alertas

Para ver tus alertas pendientes:

  1. Haz clic en el ícono de campana en la barra superior

  2. Se abrirá un panel lateral (drawer) desde el lado derecho

  3. El panel muestra todas las alertas pendientes

  4. Puedes cerrar el panel haciendo clic fuera de él o en el botón de cerrar

Características del panel:

  • Se abre sobre el contenido actual (no cambia de página)
  • Permanece abierto mientras lo necesites
  • Puedes navegar a pacientes y volver al panel
  • Se actualiza en tiempo real

Entender el panel de alertas

El panel de alertas te presenta la información de forma clara y organizada.

Encabezado del panel

Título: “Alertas pendientes”

Información mostrada:

  • Título del panel
  • Opción de cerrar (X en la esquina)

Lista de alertas

Las alertas aparecen como tarjetas o elementos de lista, cada uno mostrando:

Fecha de vencimiento:

  • Aparece en un formato de calendario visual
  • Muestra día y mes
  • Destaca si la fecha ya pasó (alerta vencida)

Nombre del paciente:

  • Nombre completo del paciente
  • Aparece como enlace (clic para ir a la ficha)
  • Color o formato especial si reconoces al paciente

Motivo de la alerta:

  • El texto que escribiste al crear la alerta
  • Describe qué tarea debes realizar
  • Puede ser largo o corto según lo que escribiste

Botón de acción:

  • Botón “Marcar como hecho”
  • Permite completar la alerta
  • Puede incluir ícono de check o palomita

Ordenamiento de las alertas

Las alertas se ordenan automáticamente:

Criterio de orden:

  • Por fecha de vencimiento (más próximas primero)
  • Las vencidas aparecen al principio
  • Las futuras cercanas siguen después

Beneficios del ordenamiento:

  • Ves primero lo más urgente
  • Puedes priorizar fácilmente
  • No pierdes tiempo buscando

No puedes cambiar manualmente el orden. El sistema siempre prioriza por urgencia.

Estado vacío (sin alertas)

Si no tienes alertas pendientes, verás:

  • Mensaje: “No hay alertas” o similar
  • Ícono ilustrativo
  • Área vacía en lugar de lista

Esto significa:

  • No hay tareas pendientes por el momento
  • Todas las alertas fueron completadas
  • O aún no han llegado a su fecha de notificación

Un panel vacío es señal de que estás al día con tus seguimientos. ¡Buen trabajo!

El contador de alertas en detalle

Actualización en tiempo real

El contador tiene características especiales:

Actualización automática:

  • No necesitas recargar la página
  • Cambia al instante cuando:
    • Un colega completa una alerta
    • Llega la fecha de notificación de una nueva alerta
    • Tú completas una alerta

Tecnología en tiempo real:

  • Usa conexión persistente al servidor
  • Todos los usuarios ven el mismo número
  • Sincronización instantánea

Qué cuenta como pendiente

El sistema cuenta una alerta como pendiente cuando:

Se incluye si:

  • La fecha de notificación ya llegó (vencimiento - días antes)
  • No ha sido marcada como completada
  • Pertenece a tu clínica

NO se incluye si:

  • Aún no ha llegado su fecha de notificación
  • Ya fue completada por alguien
  • Pertenece a otra clínica (en multi-sucursal)

Ejemplo:

Hoy es 15 de noviembre:

  • Alerta A: Vencimiento 16 nov, Avisar 0 días → NO aparece (notifica mañana)
  • Alerta B: Vencimiento 15 nov, Avisar 0 días → SÍ aparece (notifica hoy)
  • Alerta C: Vencimiento 18 nov, Avisar 3 días → SÍ aparece (notifica hoy)
  • Alerta D: Vencimiento 20 nov, Avisar 3 días → NO aparece (notifica el 17)

Revisar los detalles de una alerta

Cada alerta en el panel proporciona información completa para que puedas actuar.

Información del paciente

Nombre completo:

  • Aparece prominente y claro
  • Formato: “Nombre Apellido”
  • Actúa como enlace al hacer clic

Cómo usar el enlace:

  1. Haz clic en el nombre del paciente

  2. Se abrirá la ficha completa del paciente en una nueva vista

  3. El panel de alertas se cierra automáticamente

  4. Puedes revisar el historial completo antes de actuar

Recomendamos siempre revisar la ficha del paciente antes de marcar la alerta como completada.

Fecha de vencimiento

Visualización:

  • Formato de calendario pequeño
  • Muestra día del mes claramente
  • Incluye mes abreviado o completo

Indicadores visuales:

  • Fecha futura: Apariencia normal
  • Fecha de hoy: Puede resaltarse
  • Fecha pasada: Color rojo o indicador de urgencia

Interpretación:

  • Es cuándo debías realizar la tarea
  • No es cuándo apareció la alerta
  • Te ayuda a priorizar urgencia

Motivo de la alerta

El texto que describe la tarea pendiente:

Qué muestra:

  • Exactamente lo que escribiste en la nota del diario clínico
  • Puede ser corto o largo
  • Debe explicar qué hacer

Ejemplos de buenos motivos:

  • “Verificar ausencia de dolor post-endodoncia 1.6”
  • “Llamar para agendar retiro de sutura”
  • “Contactar para programar cementación de corona”
  • “Confirmar que completó antibiótico de 7 días”

Qué hacer si el motivo no es claro:

  1. Haz clic en el nombre del paciente

  2. Ve al diario clínico

  3. Busca la nota con fecha cercana a cuando se creó

  4. Revisa el contexto completo

Si encuentras motivos vagos frecuentemente, recuerda ser más específico al crear futuras alertas.

Completar alertas

Completar una alerta es el paso final después de realizar la tarea.

Cuándo marcar como completada

Marca la alerta después de:

  • Realizar la tarea indicada
  • Verificar el resultado
  • Documentar lo realizado (idealmente)

NO marques antes de:

  • Planear hacer la tarea (pero aún no la haces)
  • Solo ver la alerta sin actuar
  • Decidir hacerla después

La idea es que la alerta desaparezca solo cuando la tarea está realmente completa.

Proceso de completar

  1. Revisa la alerta: Lee el motivo y verifica qué debes hacer

  2. Accede al paciente (recomendado):

    • Haz clic en el nombre del paciente
    • Revisa su ficha completa
    • Realiza la tarea (llamada, programación, etc.)

  3. Vuelve al panel de alertas:

    • Haz clic nuevamente en el ícono de campana
    • Localiza la alerta que completaste

  4. Marca como hecho:

    • Haz clic en el botón “Marcar como hecho”
    • El botón mostrará cargando brevemente

  5. Confirmación:

    • La alerta desaparece de la lista
    • El contador disminuye en 1
    • No hay opción de deshacer

Qué sucede al completar

Inmediatamente:

  • La alerta se elimina de la lista
  • Ya no aparece en tu panel
  • El contador se actualiza
  • Otros usuarios también dejan de verla

Permanentemente:

  • La alerta se marca como completada en el sistema
  • No puedes revertir esta acción
  • No aparecerá en futuros listados
  • El historial se mantiene en la base de datos

No hay confirmación adicional. Al hacer clic en “Marcar como hecho” la acción es inmediata y permanente.

Completar sin abrir el paciente

Aunque recomendamos revisar la ficha primero, puedes completar directamente:

Cuándo es apropiado:

  • Ya realizaste la tarea antes de abrir las alertas
  • Es una verificación simple que ya hiciste
  • Conoces perfectamente el caso sin necesidad de revisar

Proceso rápido:

  1. Abres el panel de alertas

  2. Identificas la alerta que ya completaste

  3. Haces clic en “Marcar como hecho”

  4. Continúas con la siguiente

Usa este método solo si estás seguro de haber completado la tarea correctamente.

El sistema facilita la navegación fluida entre tus alertas y las fichas de pacientes.

Flujo de trabajo recomendado

Opción 1: Completar alerta por alerta

  1. Abres panel de alertas

  2. Clic en primer paciente de la lista

  3. Revisas ficha y realizas tarea

  4. Vuelves a abrir panel de alertas

  5. Marcas esa alerta como hecha

  6. Repites con la siguiente

Opción 2: Revisar todas, luego completar

  1. Abres panel de alertas

  2. Revisas todas las alertas pendientes

  3. Anotas o memorizas las tareas

  4. Cierras el panel

  5. Realizas las tareas (llamadas, coordinaciones)

  6. Vuelves al panel

  7. Completas todas las alertas realizadas

Opción 3: Por urgencia

  1. Abres panel de alertas

  2. Identificas las más urgentes (vencidas o de hoy)

  3. Completas primero las urgentes

  4. Dejas las demás para después

  5. Vuelves más tarde para completar el resto

Mantener el panel abierto vs. cerrarlo

Panel abierto:

Ventajas:

  • Siempre visible
  • Referencia rápida
  • Fácil marcar como hecho

Desventajas:

  • Ocupa espacio en pantalla
  • Puede distraer
  • Menos área para la ficha del paciente

Panel cerrado:

Ventajas:

  • Más espacio para trabajar
  • Menos distracciones
  • Vista completa de la ficha

Desventajas:

  • Necesitas reabrirlo cada vez
  • Pierdes contexto visual

Experimenta con ambos métodos y elige el que mejor se adapte a tu forma de trabajar.

Gestionar múltiples alertas

Cuando tienes varias alertas pendientes, necesitas una estrategia.

Priorización por urgencia

El sistema ya ordena por fecha, pero tú decides el orden de ejecución:

Alta prioridad (hacer primero):

  • Alertas con fecha vencida (ya pasaron)
  • Alertas de hoy
  • Tareas urgentes clínicamente
  • Seguimientos de complicaciones

Media prioridad (hacer pronto):

  • Alertas de 1-2 días
  • Coordinaciones que requieren tiempo
  • Seguimientos de rutina

Baja prioridad (pueden esperar):

  • Alertas futuras (solo aparecen si alguien cambió configuración)
  • Tareas administrativas no urgentes
  • Verificaciones opcionales

Manejar alertas vencidas

Si una alerta ya pasó su fecha de vencimiento:

No entres en pánico:

  • El sistema muestra vencidas hasta que las completes
  • Aún puedes realizar la tarea
  • Es mejor tarde que nunca

Qué hacer:

  1. Contacta al paciente inmediatamente

  2. Explica que quieres hacer el seguimiento

  3. Programa la cita lo antes posible

  4. Documenta en el diario clínico

  5. Marca la alerta como hecha después de coordinar

Prevención:

  • Revisa alertas diariamente
  • No acumules alertas
  • Ajusta tus “días antes” si siempre llegas tarde

Workflow de revisión diaria

Establece una rutina diaria para las alertas:

Al iniciar el día:

  1. Abres Odontozen

  2. Haces clic en la campana inmediatamente

  3. Revisas todas las alertas del día

  4. Anotas las tareas en tu agenda

  5. Planificas cuándo harás cada una

Durante el día:

  1. Entre paciente y paciente, revisas si puedes completar alguna

  2. Haces las llamadas o coordinaciones necesarias

  3. Marcas como hechas las que completes

Al final del día:

  1. Revisas nuevamente el panel

  2. Completas las alertas que pudiste realizar

  3. Evalúas las que quedan para mañana

  4. Si es crítico, lo haces antes de irte

La disciplina de revisar alertas todos los días previene acumulación y olvidos.

Coordinación de equipo con alertas

Las alertas son visibles para todo el equipo con permiso, lo que requiere coordinación.

Alertas visibles para todos

Importante entender:

  • Las alertas NO son personales
  • Todos los usuarios con permiso las ven
  • No hay “alertas mías” vs “alertas de otros”
  • Cualquiera puede completar cualquier alerta

Ventajas del sistema compartido

Trabajo en equipo:

  • Si estás ocupado, un colega puede atender la alerta
  • No se pierde información si alguien falta
  • Cobertura completa en vacaciones o ausencias

Evita duplicación:

  • Si alguien ya llamó al paciente, marca la alerta
  • Los demás ya no intentan hacer lo mismo
  • Ahorra tiempo y evita confundir al paciente

Supervisión:

  • Administradores ven todas las alertas pendientes
  • Pueden asegurarse de que todo se atiende
  • Detectan cuellos de botella

Comunicación en equipo

Buenas prácticas:

Comunica acciones importantes:

  • Si completas una alerta compleja, avisa al equipo
  • Documenta en el diario clínico qué hiciste
  • Usa medios de comunicación internos si es necesario

No asumas:

  • No asumas que alguien más hará una alerta
  • Si la ves, considérala tuya hasta que actúes o delegues

Coordina duplicados:

  • Si dos personas podrían hacer la misma tarea
  • Acuerden quién se encargará
  • Marca como hecha cuando se realice

Asignación informal de alertas

Aunque el sistema no asigna alertas formalmente:

Por consenso en equipo:

  • Pueden acordar que ciertos tipos de alertas las atiende cierta persona
  • Ejemplo: Recepcionista maneja alertas de programación
  • Dentista maneja alertas de evaluación clínica

Por contexto:

  • Quien creó la alerta generalmente sabe más del caso
  • Pero cualquiera puede atenderla si es necesario

Por disponibilidad:

  • Quien tenga tiempo disponible atiende las alertas
  • Sistema flexible que se adapta a la carga de trabajo

Integración con workflow diario

Las alertas se vuelven más útiles cuando las integras en tu rutina.

Revisión al inicio del día

Rutina matutina sugerida:

  1. Llegas a la clínica (8:00 AM)

  2. Abres Odontozen y el panel de alertas

  3. Cuentas las alertas pendientes (ejemplo: 5 alertas)

  4. Revisas cada una:

    • 2 llamadas para programar citas
    • 1 verificación de evolución
    • 1 coordinación de laboratorio
    • 1 confirmación de cita

  5. Planificas el día:

    • Llamadas en la mañana antes de pacientes
    • Verificaciones entre pacientes
    • Coordinación de laboratorio al mediodía

  6. Priorizas: Alarma vencida de ayer primero

Revisión entre pacientes

Uso eficiente de tiempos muertos:

  1. Terminas con un paciente (10:30 AM)

  2. Siguiente paciente llega en 10 minutos

  3. Aprovechas el tiempo:

    • Abres panel de alertas
    • Haces una llamada rápida
    • Marcas alerta como hecha
    • Te preparas para el siguiente

  4. Productividad máxima sin alargar el día

Revisión de fin de día

Cierre del día:

  1. Último paciente se fue (6:00 PM)

  2. Antes de irte, revisas alertas

  3. Evaluación:

    • ¿Cuántas completé hoy?
    • ¿Cuáles quedan pendientes?
    • ¿Alguna urgente para mañana?

  4. Decisión:

    • Si hay algo crítico, lo resuelves antes de irte
    • Lo demás queda para mañana

  5. Satisfacción de saber que todo está controlado

Uso móvil

Si accedes a Odontozen desde tu teléfono:

Ventajas:

  • Puedes revisar alertas fuera de la clínica
  • Hacer llamadas inmediatamente
  • Marcar como hechas en el momento
  • No esperar a estar en la computadora

Limitaciones:

  • Pantalla más pequeña
  • Menos cómodo para navegación compleja
  • Requiere conexión a internet

Uso recomendado móvil:

  • Revisión rápida de alertas
  • Llamadas urgentes
  • Verificaciones simples
  • Completar alertas ya realizadas

Mejores prácticas de gestión

Revisa alertas diariamente

Por qué es importante:

  • Previene acumulación
  • Asegura atención oportuna a pacientes
  • Reduce estrés de “tareas olvidadas”
  • Mejora tu reputación profesional

Cómo hacer el hábito:

  • Establece hora fija del día
  • Vincula con otra rutina (café de la mañana)
  • Pon recordatorio en tu calendario personal
  • Hazlo todos los días laborales

Completa alertas inmediatamente

Principio: No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy.

Beneficios:

  • Menos cosas en la cabeza
  • Pacientes más satisfechos
  • Lista siempre manageable
  • Mejor calidad de atención

Excepciones válidas:

  • Requiere información que no tienes ahora
  • Depende de horario de contacto con paciente
  • Necesita coordinación con terceros

Secuencia recomendada:

  1. Ve alerta pendiente

  2. Clic en nombre del paciente

  3. Revisa ficha completa

  4. Realiza la tarea

  5. Documenta en diario clínico (importante)

  6. Vuelve a alertas

  7. Marca como hecha

Por qué este orden:

  • Contexto completo antes de actuar
  • Decisiones mejor informadas
  • Documentación adecuada
  • Trazabilidad completa

Documenta lo realizado

Después de completar una alerta:

Añade nota al diario clínico:

  • “Llamado según alerta. Paciente reporta evolución favorable.”
  • “Cita programada para retiro de sutura el 20/11.”
  • “Contactado para entrega de trabajo de laboratorio. Confirmó asistencia 22/11.”

Beneficios:

  • Registro completo
  • Otros saben qué pasó
  • Cumplimiento legal
  • Referencia futura

Una alerta completada + nota en diario = trabajo bien hecho.

Situaciones especiales

No tengo alertas pero sé que debería

Posibles causas:

  1. No tienes el permiso: Verifica con administrador

  2. Las alertas son futuras: Aún no llegó su fecha de notificación

  3. Alguien las completó: Un colega ya las atendió

  4. No se crearon: Nadie añadió alertas a las notas

Qué hacer:

  • Verifica tu permiso primero
  • Pregunta al equipo si completaron alertas
  • Revisa el diario clínico de pacientes que esperabas ver
  • Si encuentras nota sin alerta, considera crear una nueva

Muchas alertas acumuladas

Si tienes 20+ alertas pendientes:

No te abrumes:

  1. Prioriza solo las vencidas

  2. Completa 5-10 hoy

  3. Otras 5-10 mañana

  4. En 3-4 días estarás al día

Prevención futura:

  • Revisa diariamente sin falta
  • Ajusta “días antes” para alertar con más anticipación
  • Delega si es apropiado
  • Evalúa si estás creando demasiadas alertas

Alerta duplicada

Si ves dos alertas para la misma tarea:

Causa: Alguien creó dos notas con alertas similares

Solución:

  1. Revisa ambas alertas

  2. Lee los motivos completamente

  3. Si son realmente la misma tarea:

    • Realiza la tarea una vez
    • Marca ambas alertas como hechas

  4. Si son tareas diferentes:

    • Trata cada una independientemente

Alerta creada por error

Si alguien creó una alerta por error:

Problema: No puedes eliminar alertas después de creadas

Opciones:

  1. Marca como hecha: Aunque no realizaste la tarea

    • Añade nota en diario: “Alerta creada por error, ignorar”

  2. Déjala: Si no molesta, puede quedarse hasta su fecha

  3. Contacta a soporte: Si es crítico, pide que la eliminen

En futuras versiones podría haber opción de eliminar alertas no completadas.

Próximos pasos

Para aprender a crear alertas efectivas que sean fáciles de gestionar, lee aquí cómo crear alertas en el diario clínico.

Si necesitas configurar quién en tu equipo puede ver y gestionar alertas, consulta los permisos del módulo de alertas.

Para una visión general del módulo, lee la introducción al módulo de alertas.