Cómo crear alertas en el diario clínico

Crear alertas en Odontozen es un proceso simple que se integra perfectamente con tu rutina de documentación clínica. Esta guía te explica paso a paso cómo crear alertas efectivas para no olvidar ninguna tarea importante.

¿Qué necesitas antes de crear una alerta?

Antes de crear alertas, asegúrate de tener:

  • Acceso al módulo de alertas: Necesitas el permiso Ver Alertas o estar en período de prueba
  • Acceso al paciente: Poder abrir la ficha del paciente
  • Claridad sobre la tarea: Saber qué seguimiento o tarea necesitas recordar

Si no ves el botón “Añadir alerta” al escribir notas, consulta con el administrador sobre tus permisos. Lee más sobre permisos aquí.

Acceder al diario clínico del paciente

Las alertas se crean desde el diario clínico porque siempre están vinculadas a una nota específica:

  1. Abre la ficha del paciente desde Pacientes o desde la búsqueda rápida

  2. Haz clic en la pestaña “Diario clínico”

  3. Verás el historial de notas y el área para añadir nuevas notas

El diario clínico es donde documentas todos los procedimientos, observaciones y planes para cada paciente.

Crear una nota clínica con alerta

El proceso completo tiene dos partes: primero escribes la nota, luego añades la alerta.

Paso 1: Escribir la nota clínica

  1. En el área de texto del diario clínico, escribe tu nota como normalmente lo haces

  2. Describe el procedimiento realizado, observaciones o plan de tratamiento

  3. Sé específico y claro en tu documentación

Ejemplo de nota:

Endodoncia pieza 1.6 completada. Obturación con técnica vertical.
Paciente sin molestias al finalizar. Prescrito ibuprofeno 400mg c/8h x 3 días.
Revisar evolución en 7 días.

La nota que escribas es independiente de la alerta. Documenta todo lo relevante aunque no añadas alerta.

Paso 2: Configurar la fecha (opcional)

Por defecto, la nota se registra con la fecha actual. Si necesitas cambiarla:

  1. Haz clic en el selector de fecha junto al área de texto

  2. Selecciona la fecha correcta del procedimiento

  3. Esto es útil si estás registrando algo que ocurrió en días anteriores

Paso 3: Seleccionar especialidad (opcional)

Si tu clínica usa categorías de tratamiento:

  1. En el menú desplegable “Seleccionar especialidad”, elige la categoría

  2. Por ejemplo: Endodoncia, Ortodoncia, Cirugía, etc.

  3. Esto ayuda a organizar y filtrar las notas después

Paso 4: Añadir la alerta

Aquí es donde creas el recordatorio:

  1. Localiza el botón “Añadir alerta” (ícono de campana) debajo del área de texto

  2. Haz clic en el botón

  3. Se abrirá un pequeño formulario emergente (popover) con dos campos

Si no ves el botón “Añadir alerta”, verifica que tengas el permiso necesario.

Paso 5: Configurar la fecha de vencimiento

En el formulario de la alerta:

  1. Campo “Expiración”: Selecciona la fecha límite para realizar la tarea

  2. Haz clic en el calendario que aparece

  3. Elige la fecha en que debes realizar el seguimiento

Cómo elegir la fecha:

  • Cuenta los días desde hoy hasta cuando necesitas la revisión
  • Por ejemplo, si hoy es 15 y necesitas revisar en 7 días, selecciona el 22
  • No puedes seleccionar fechas pasadas

Ejemplos según procedimiento:

  • Endodoncia: 7-15 días después para revisión
  • Extracción simple: 7-10 días (o cuando retire sutura)
  • Blanqueamiento: 14-21 días para evaluar resultados
  • Prótesis nueva: 7 días para revisión de adaptación
  • Control ortodóntico: 30 días después del último control

Paso 6: Configurar días antes de notificación

Este campo determina cuándo aparecerá la alerta:

  1. Campo “Avisar”: Ingresa el número de días antes del vencimiento

  2. Escribe un número (0 o mayor)

Opciones comunes:

  • 0 días: La alerta aparece el mismo día del vencimiento
  • 1 día: La alerta aparece un día antes
  • 3 días: La alerta aparece tres días antes
  • 7 días: La alerta aparece una semana antes

Cómo decidir cuántos días antes:

Usa 0 días cuando:

  • Es una tarea que harás ese mismo día
  • Quieres llamar al paciente en una fecha específica
  • Es un recordatorio para ti ese día exacto

Usa 1-2 días cuando:

  • Necesitas tiempo para coordinar con el paciente
  • Quieres programar una cita con anticipación
  • Es una tarea que requiere preparación mínima

Usa 3-7 días cuando:

  • Necesitas coordinar agenda con anticipación
  • El paciente necesita tiempo para confirmar
  • Es un seguimiento que requiere planificación
  • Quieres asegurarte de no olvidarlo con mucho tiempo

Ejemplo práctico:

Si configuraste:

  • Fecha de vencimiento: 20 de noviembre
  • Días antes: 3

Entonces:

  • La alerta aparecerá el 17 de noviembre
  • Tendrás 3 días para realizar la tarea antes del vencimiento

El sistema calculará automáticamente en qué fecha exacta aparecerá la alerta. Tú solo defines cuántos días antes quieres verla.

Paso 7: Confirmar la alerta

  1. Revisa que la fecha de vencimiento sea correcta

  2. Verifica los días antes de notificación

  3. Haz clic en el botón “Confirmar”

  4. El formulario se cierra y verás confirmación de la alerta añadida

Visualización de la alerta añadida:

Después de confirmar, verás debajo del botón “Guardar”:

  • Ícono de campana
  • Texto indicando cuándo se notificará
  • Por ejemplo: “Alertar 3 días antes del 20 Nov 2025”

Si te equivocaste, puedes eliminar la alerta antes de guardar la nota haciendo clic en el texto de la alerta y confirmando la eliminación.

Paso 8: Guardar la nota

  1. Revisa que toda la información sea correcta:

    • Texto de la nota
    • Fecha del procedimiento
    • Especialidad (si aplicable)
    • Configuración de la alerta

  2. Haz clic en el botón “Guardar”

  3. La nota se guarda con la alerta vinculada

  4. Recibirás confirmación: “La nota se ha añadido correctamente!”

Qué sucede al guardar:

  • La nota aparece en el diario clínico del paciente
  • La alerta queda programada en el sistema
  • El sistema esperará hasta la fecha configurada para mostrarla
  • Puedes continuar trabajando normalmente

Entender las fechas de vencimiento

La fecha de vencimiento es cuándo debe realizarse la tarea, no cuándo aparecerá la alerta.

¿Qué significa fecha de vencimiento?

Es la fecha límite o ideal para realizar el seguimiento o tarea. Por ejemplo:

Casos clínicos:

  • “El paciente debe regresar el 15 de noviembre para retirar sutura”
    • Fecha de vencimiento: 15 de noviembre
  • “Verificar evolución de endodoncia en 7 días”
    • Fecha de vencimiento: Hoy + 7 días
  • “Trabajo de laboratorio listo en 2 semanas”
    • Fecha de vencimiento: Hoy + 14 días

Cómo elegir fechas apropiadas

Basado en tiempo de cicatrización:

  • Extracción simple: 7 días
  • Extracción quirúrgica: 10-14 días
  • Cirugía periodontal: 7-10 días
  • Colocación de implante: 7-14 días iniciales

Basado en tiempo de tratamiento:

  • Control post-endodoncia: 7-15 días
  • Evaluación de blanqueamiento: 14-21 días
  • Ajuste de prótesis: 7 días después de entrega
  • Control de ortodoncia: 30 días

Basado en tiempo de laboratorio:

  • Corona o puente: 10-15 días (consulta con tu laboratorio)
  • Prótesis removible: 15-21 días
  • Aparato ortodóntico: 7-10 días
  • Guardas oclusales: 7 días

Basado en medicación:

  • Fin de antibiótico: Días de tratamiento + 1
  • Reevaluación con medicamento: Según prescripción
  • Control de efectos secundarios: 3-5 días

Considera los tiempos habituales de tu práctica y los acuerdos con tus laboratorios para establecer fechas realistas.

Entender “días antes” de notificación

Esta configuración define cuándo te recordará el sistema sobre la tarea.

Escenarios de uso

0 días antes (notificar el mismo día):

Ideal para:

  • Tareas que realizarás ese día específico
  • Llamadas telefónicas programadas
  • Revisiones internas
  • Verificaciones de resultados de laboratorio

Ejemplo:

  • Vencimiento: 20 de noviembre
  • Días antes: 0
  • Aparece: 20 de noviembre (el mismo día)
  • Uso: “Llamar para verificar que completó antibiótico”

1-2 días antes:

Ideal para:

  • Coordinar citas con tiempo mínimo
  • Preparativos simples
  • Seguimientos que requieren poco tiempo

Ejemplo:

  • Vencimiento: 22 de noviembre
  • Días antes: 1
  • Aparece: 21 de noviembre
  • Uso: “Contactar para agendar retiro de sutura mañana”

3-5 días antes:

Ideal para:

  • Coordinación de agenda
  • Dar tiempo al paciente para confirmar
  • Tareas que requieren preparación

Ejemplo:

  • Vencimiento: 30 de noviembre
  • Días antes: 3
  • Aparece: 27 de noviembre
  • Uso: “Programar cita de control ortodóntico”

7+ días antes:

Ideal para:

  • Seguimientos de largo plazo
  • Pacientes difíciles de contactar
  • Procedimientos que requieren mucha coordinación

Ejemplo:

  • Vencimiento: 15 de diciembre
  • Días antes: 7
  • Aparece: 8 de diciembre
  • Uso: “Contactar para agendar evaluación de implante osteointegrado”

Tabla de referencia rápida

TareaDías antes recomendados
Llamada de verificación simple0
Retiro de sutura1
Control post-operatorio1-2
Entrega de trabajo de laboratorio2-3
Programar cita de control3-5
Evaluación de tratamiento prolongado5-7
Seguimientos de largo plazo7+

Ajusta estos valores según tu experiencia y la dinámica de tu clínica.

Editar o eliminar una alerta antes de guardar

Si configuraste mal la alerta, puedes corregirla antes de guardar la nota:

Eliminar la alerta

  1. Localiza el texto de confirmación de la alerta (debajo del botón “Guardar”)

  2. Verás un texto como: “Alertar 3 días antes del 20 Nov”

  3. Haz clic en el botón de la alerta que muestra la información

  4. Aparecerá la confirmación “Borrar la alerta?”

  5. Confirma para eliminar la alerta

  6. La alerta se elimina pero la nota permanece

Reconfigurar la alerta

No hay opción de editar directamente. Para cambiarla:

  1. Elimina la alerta actual

  2. Haz clic nuevamente en “Añadir alerta”

  3. Configura con los nuevos valores

  4. Confirma

  5. Guarda la nota

Una vez guardada la nota con la alerta, no podrás editarla desde aquí. Deberías editar la nota completa si necesitas cambios.

Mejores prácticas al crear alertas

Escribe razones claras y específicas

❌ Alertas vagas:

  • “Revisar paciente”
  • “Llamar”
  • “Control”
  • “Verificar”

✅ Alertas específicas:

  • “Verificar ausencia de dolor post-endodoncia pieza 1.6”
  • “Llamar para confirmar que completó antibiótico de 7 días”
  • “Agendar control ortodóntico mensual”
  • “Verificar adaptación de prótesis parcial superior”

¿Por qué es importante?:

  • Sabrás exactamente qué hacer cuando aparezca la alerta
  • Otros miembros del equipo entenderán la tarea
  • Evitas confusiones y pérdida de tiempo
  • Mejor documentación clínica

Elige fechas realistas

Considera:

  • Tiempo real de cicatrización o tratamiento
  • Disponibilidad del paciente
  • Tu propia agenda
  • Tiempos de laboratorio reales
  • Urgencia clínica vs. conveniencia

No programes:

  • Fechas demasiado cercanas sin necesidad clínica
  • Fechas muy lejanas para seguimientos urgentes
  • Fechas en días que sabes que estarás fuera
  • Fechas sin considerar disponibilidad del paciente

Sé consistente en tus tiempos

Para procedimientos similares, usa plazos similares:

Beneficios de la consistencia:

  • Creas rutinas predecibles
  • El equipo sabe qué esperar
  • Mejor planificación de agenda
  • Calidad de atención estandarizada

Ejemplo de consistencia:

  • Todas las endodoncias: Control a los 7 días
  • Todas las extracciones simples: Retiro de sutura a los 8 días
  • Todos los controles ortodónticos: Cada 30 días
  • Todas las prótesis nuevas: Revisión a los 7 días

No abuses de las alertas

Crea alertas solo para:

  • Tareas que realmente podrías olvidar
  • Seguimientos clínicamente importantes
  • Coordinaciones que requieren anticipación
  • Verificaciones de seguridad (medicación, cicatrización)

No crees alertas para:

  • Tareas que ya tienes en la agenda
  • Cosas que seguro recordarás
  • Procedimientos de rutina que no requieren seguimiento
  • Cada pequeña nota o comentario

Demasiadas alertas pueden resultar en “fatiga de alertas” donde empiezas a ignorarlas. Usa el criterio clínico para decidir qué merece una alerta.

Casos de uso paso a paso

Caso 1: Endodoncia con revisión

Situación: Completaste endodoncia de pieza 3.6 y quieres verificar evolución en una semana.

Pasos:

  1. Escribes la nota: “Endodoncia 3.6 completada. Obturación con técnica vertical. Sin molestias al finalizar.”

  2. Haces clic en “Añadir alerta”

  3. Configuras:

    • Expiración: Hoy + 7 días (por ejemplo, del 15 al 22 de noviembre)
    • Avisar: 0 días antes
    • Razón (implícita en tu nota): Verificar evolución

  4. Confirmas

  5. Guardas la nota

Resultado: El 22 de noviembre aparecerá alerta para verificar evolución.

Caso 2: Extracción con sutura

Situación: Realizas extracción quirúrgica del tercer molar con sutura a retirar en 8 días.

Pasos:

  1. Escribes la nota: “Extracción quirúrgica 4.8. Sutura con seda 3-0. Prescrito amoxicilina 500mg c/8h x 7 días + ibuprofeno.”

  2. Añades alerta

  3. Configuras:

    • Expiración: Hoy + 8 días
    • Avisar: 1 día antes
    • Razón: Programar cita para retiro de sutura

  4. Confirmas y guardas

Resultado: 7 días después del procedimiento aparecerá alerta para programar la cita de retiro.

Caso 3: Trabajo de laboratorio

Situación: Envías impresión para corona metal-porcelana. El laboratorio entrega en 10 días.

Pasos:

  1. Nota: “Preparación dental 2.1 para corona metal-porcelana. Provisional colocado. Impresión enviada a laboratorio.”

  2. Añades alerta

  3. Configuras:

    • Expiración: Hoy + 10 días
    • Avisar: 2 días antes
    • Razón: Trabajo de laboratorio listo - contactar paciente

  4. Confirmas y guardas

Resultado: 8 días después aparece alerta para contactar al paciente y agendar cementación.

Caso 4: Evaluación de blanqueamiento

Situación: Entregas kit de blanqueamiento casero para usar 2 semanas.

Pasos:

  1. Nota: “Entrega de kit de blanqueamiento casero. Instrucciones de uso: 1 hora diaria x 14 días. Evaluar resultados.”

  2. Añades alerta

  3. Configuras:

    • Expiración: Hoy + 15 días
    • Avisar: 0 días
    • Razón: Contactar para evaluar resultados de blanqueamiento

  4. Confirmas y guardas

Resultado: En 15 días aparece recordatorio para contactar y evaluar.

Caso 5: Control post-antibiótico

Situación: Prescribes antibiótico por absceso dental. Quieres verificar que lo completó.

Pasos:

  1. Nota: “Absceso apical agudo 1.4. Drenaje realizado. Prescrito amoxicilina 875mg c/12h x 7 días.”

  2. Añades alerta

  3. Configuras:

    • Expiración: Hoy + 8 días (1 día después de terminar)
    • Avisar: 0 días
    • Razón: Llamar para verificar que completó antibiótico y evolución

  4. Confirmas y guardas

Resultado: 8 días después aparece recordatorio para llamar al paciente.

Errores comunes y cómo evitarlos

No puedo ver el botón “Añadir alerta”

Causa: No tienes el permiso de alertas o no estás en período de prueba.

Solución: Solicita al administrador que te otorgue el permiso Ver Alertas.

La alerta no aparece cuando esperaba

Causa: Configuraste mal los “días antes” de notificación.

Solución: Recuerda que “días antes” resta días a la fecha de vencimiento. Si pusiste vencimiento en 7 días y 3 días antes, aparecerá en 4 días.

Olvidé añadir alerta a una nota

Causa: Guardaste la nota sin crear la alerta.

Solución: Puedes crear una nueva nota con solo la alerta, o editar la nota existente para añadirla (si tu sistema lo permite).

La fecha de vencimiento está en el pasado

Causa: Intentas seleccionar una fecha anterior a hoy.

Solución: El sistema no permite fechas pasadas. Solo puedes crear alertas para el futuro.

Creé la alerta pero no aparece en la campana

Causa: La alerta aparecerá en la fecha calculada (vencimiento - días antes), no inmediatamente.

Explicación: Esto es normal. La alerta espera hasta la fecha configurada para aparecer.

Próximos pasos

Ahora que sabes cómo crear alertas, aprende a gestionarlas eficientemente cuando aparezcan. Lee aquí cómo gestionar alertas pendientes.

Si tienes dudas sobre quién en tu equipo puede crear alertas, consulta los permisos del módulo de alertas.

Para entender mejor el concepto general de alertas, lee la introducción al módulo de alertas.